É terça-feira, 17h40. A sua comercial está num parque de estacionamento de um cliente, a 190 km de casa. A última reunião demorou mais do que o previsto e ela tem mais duas contas na mesma cidade na quarta-feira de manhã.
A política de viagens diz que os hotéis só são aprovados acima dos 250 km. Por isso, ela conduz até casa, chega depois das 20h, atualiza as notas do CRM à mesa da cozinha e sai às 6h30 da manhã seguinte para fazer o mesmo caminho de volta.
No relatório de despesas fica ótimo: sem hotel. Na agenda, são quatro horas de autoestrada, uma comercial cansada e uma quarta-feira que começa às 9h15 em vez das 8h00.
Chamamos a isto dias bumerangue: o comercial conduz até casa ao fim do dia, a partir de uma ponta do território, e regressa à mesma zona na manhã seguinte. A maioria das equipas comerciais tem muitos, e quase ninguém os conta.
Porque é que a política falha
As políticas de despesas são escritas para reduzir os custos visíveis. Um hotel aparece como uma linha com fatura. O tempo de venda perdido não aparece em lado nenhum.
Assim, a política trata em silêncio o tempo do comercial como se fosse gratuito. Limites de distância como "mais de 250 km" ou "mais de 150 milhas" pioram a situação, porque a distância é um mau indicador do que realmente importa:
- 190 km de autoestrada livre podem demorar 1h45. 110 km por uma circular à hora de ponta podem demorar 2h15.
- O limite ignora o que está na agenda de amanhã. Conduzir até casa faz sentido se amanhã for noutra zona. Não faz sentido nenhum se amanhã for na mesma cidade.
- Ignora quando acontece a viagem. Duas horas de condução às 18h, depois de oito horas de reuniões, não são o mesmo que duas horas de condução às 10h.
Faça bem as contas da pernoita
Não precisa de um curso de finanças para isto. Precisa de quatro números.
Custo de conduzir até casa e voltar:
- Horas de condução extra (regresso ao fim do dia + ida de manhã)
- Multiplicadas pelo custo total por hora do comercial (salário, carro, benefícios, custos gerais)
- Mais quilometragem ou combustível dos quilómetros extra
- Mais o valor de tudo o que o arranque tardio empurra para fora do dia seguinte
Custo de ficar:
- Hotel
- Jantar ou ajuda de custo
Eis um exemplo ilustrativo. Use os seus próprios números, pois estes são inventados só para mostrar o método:
| | Conduzir até casa | Pernoitar | |---|---|---| | Tempo extra de condução | 4 h × 70 € = 280 € | — | | Quilometragem extra | 380 km × 0,30 € = 114 € | — | | Hotel + jantar | — | 155 € | | Total | 394 € | 155 € |
E isto sem contar com a visita extra de manhã que ela consegue encaixar ao começar às 8h00, nem com as notas do CRM que escreve às 19h no hotel em vez de às 21h30 em casa.
Duas ressalvas mantêm a análise honesta:
- Se a viagem de regresso ao fim do dia for tempo pessoal não pago, a sua demonstração de resultados não a paga. Paga-a o comercial, em cansaço, em tempo de família e, no limite, na decisão de continuar ou não consigo. Continua a ser um custo. Só que aparece mais tarde, sob a forma de rotatividade.
- Se o seu custo horário total for baixo e os hotéis na zona forem caros, as contas podem inverter-se. Não há problema. O objetivo é fazer as contas, não reservar sempre o hotel.
O horário das 8h vale mais do que pensa
Pernoitar não serve apenas para evitar tempo de condução. Permite também aos comerciais aceder a horários de manhã cedo nos limites do território, que quase nunca conseguem alcançar a partir de casa.
Para muitos compradores B2B, a manhã cedo é a melhor altura do dia:
- Clientes da indústria e da construção estão muitas vezes em obra às 7h30 e inacessíveis às 10h.
- Gestores de retalho e de hotelaria têm tempo a sério antes de abrirem portas.
- Gestores de fábrica e de instalações costumam fazer o planeamento logo de manhã, antes de os problemas de produção tomarem conta do dia.
Se as suas contas da coroa exterior só recebem visitas entre as 10h30 e as 15h00, porque é só isso que a viagem permite, está a vê-las no seu momento de maior ocupação. Uma pernoita planeada muda a hora a que consegue visitá-las, e não apenas quantas visitas cabem.
Desenhe os roteiros em torno de polos de pernoita
Os maiores ganhos surgem quando deixa de tratar as pernoitas como exceções de emergência e as incorpora no desenho do roteiro.
1. Encontre as suas cidades-polo
Veja onde se concentram as suas contas mais afastadas. A maioria dos territórios tem entre duas e quatro cidades na periferia onde um hotel coloca a 45 minutos contas para vários dias de trabalho. Essas são os seus polos de pernoita.
2. Construa circuitos de dois dias, não dois dias separados
Planeie a viagem como um único roteiro: o dia 1 vai de casa para o polo, com pernoita; o dia 2 percorre o lado mais distante e volta a caminho de casa. O comercial nunca faz o mesmo troço de autoestrada duas vezes.
Dois dias de ida e volta repetem o troço longo quatro vezes. Um circuito percorre-o duas.
3. Dê um ritmo fixo à pernoita
"Todas as terças-feiras alternadas no nordeste" é muito mais fácil para a família do comercial do que "às vezes, quando o plano o exigir". As pernoitas previsíveis são muito mais fáceis de aceitar do que as surpresas.
4. Pré-aprove hotéis nos polos
Acorde uma tarifa ou uma lista curta para cada polo. Se o comercial tiver de pedir aprovação para cada pernoita, vai simplesmente conduzir até casa. Retire o atrito e o comportamento certo surge naturalmente.
Qualquer bom planeador de roteiros deve permitir modelar um roteiro de vários dias com paragem para pernoita como uma única rota. No SalesFleet, por exemplo, pode planear o circuito de dois dias como um só roteiro, para que a sequência funcione ao longo dos dois dias e não seja otimizada como dois dias separados que calham de começar e acabar à porta de casa do comercial.
Reescreva a política numa frase
Troque o limite de distância por uma regra baseada no tempo e no plano do dia seguinte. Algo como:
Uma pernoita está pré-aprovada quando a viagem de regresso excede 75 minutos e a próxima visita agendada do comercial é na mesma zona.
Ajuste os 75 minutos à sua geografia e base de custos. O que importa é que a regra faça a pergunta certa: o comercial volta aqui amanhã?
Acrescente um limite, como no máximo duas noites por semana, a menos que o comercial escolha outra coisa. Isso evita que a política se transforme num estilo de vida a que ninguém aderiu.
Quando não reservar o hotel
As pernoitas nem sempre são a resposta. Dispense-as quando:
- O território é denso e urbano. Se nada fica a mais de uma hora, conduzir até casa provavelmente serve.
- As contas distantes nem justificam a viagem. Se uma conta da coroa exterior tem pouco valor, a solução pode ser uma menor frequência de visitas, videochamadas ou passá-la para vendas internas, e não um hotel.
- O comercial tem restrições reais em casa. O cuidado dos filhos, de familiares e a saúde vêm primeiro. Torne o modelo opcional sempre que possível e planeie em função de quem não pode fazê-lo.
- Noites seguidas estão a esgotar os comerciais. Três noites de hotel seguidas com dias longos pelo meio são um caminho rápido para o burnout. Respeite o limite.
Faça um piloto de quatro semanas
Não precisa de uma reestruturação para testar isto. Eis o guia:
- Extraia os dados de visitas do último trimestre. Assinale todos os dias em que um comercial terminou a mais de 75 minutos de casa e começou o dia seguinte a menos de 45 minutos do mesmo sítio. Esses são os seus dias bumerangue. Conte-os por comercial.
- Escolha dois ou três comerciais com mais dias bumerangue, de preferência abertos a pernoitas.
- Identifique um polo por comercial e pré-aprove um hotel.
- Replaneie as visitas da coroa exterior como circuitos de dois dias durante quatro semanas.
- Compare horas de condução, visitas por semana, horas de início da primeira visita e despesa total de deslocações com as quatro semanas anteriores. Depois pergunte aos comerciais como se sentiram, porque um piloto que funciona no papel mas esgota as pessoas não é um sucesso.
A maioria dos gestores que faz este exercício fica surpreendida com o primeiro passo. Os dias bumerangue não aparecem em nenhum relatório padrão, porque cada dia parece normal isoladamente. Só se vê o desperdício quando se põem dois dias lado a lado.
Ponha-os lado a lado. E depois reserve o hotel.