Κλείστε το ξενοδοχείο: Ο λογαριασμός της διανυκτέρευσης που η πολιτική εξόδων σας κάνει λάθος

Τρίτη, 5:40 μ.μ. Η πωλήτριά σας κάθεται στο πάρκινγκ ενός πελάτη, 190 χλμ. μακριά από το σπίτι της. Η τελευταία συνάντηση τραβήχτηκε, και την Τετάρτη το πρωί έχει δύο ακόμη πελάτες στην ίδια πόλη.

Η πολιτική ταξιδιών σας λέει ότι τα ξενοδοχεία εγκρίνονται μόνο πάνω από τα 250 χλμ. Έτσι, οδηγεί πίσω στο σπίτι, φτάνει μετά τις 8 μ.μ., συμπληρώνει τις σημειώσεις στο CRM στο τραπέζι της κουζίνας και φεύγει στις 6:30 το πρωί για να οδηγήσει ξανά πίσω.

Στην αναφορά εξόδων φαίνεται υπέροχο: κανένα ξενοδοχείο. Στο ημερολόγιο όμως είναι τέσσερις ώρες αυτοκινητόδρομος, μια κουρασμένη πωλήτρια και μια Τετάρτη που ξεκινά στις 9:15 αντί για τις 8:00.

Τις λέμε ημέρες μπούμερανγκ: ο πωλητής οδηγεί το βράδυ από το ένα άκρο της περιοχής του προς το σπίτι και το επόμενο πρωί ξανά πίσω στην ίδια περιοχή. Οι περισσότερες ομάδες πωλήσεων έχουν πολλές τέτοιες ημέρες, και σχεδόν κανείς δεν τις μετράει.

Γιατί η πολιτική κάνει λάθος

Οι πολιτικές εξόδων γράφονται για να περιορίζουν τα ορατά κόστη. Ένα ξενοδοχείο εμφανίζεται ως γραμμή στον λογαριασμό, με απόδειξη. Ο χαμένος χρόνος πωλήσεων δεν εμφανίζεται πουθενά.

Έτσι η πολιτική θεωρεί σιωπηρά ότι ο χρόνος του πωλητή είναι δωρεάν. Τα όρια απόστασης, όπως «πάνω από 250 χλμ.» ή «πάνω από 150 μίλια», χειροτερεύουν την κατάσταση, γιατί η απόσταση είναι κακός δείκτης για ό,τι πραγματικά μετράει:

• 190 χλμ. σε ανοιχτό αυτοκινητόδρομο μπορεί να πάρουν 1ω45. 110 χλμ. μέσα από περιφερειακό την ώρα αιχμής μπορεί να πάρουν 2ω15.
• Το όριο αγνοεί τι έχει το πρόγραμμα της επόμενης μέρας. Η επιστροφή στο σπίτι έχει νόημα αν η επόμενη μέρα είναι σε άλλη περιοχή. Δεν έχει κανένα νόημα αν είναι πάλι στην ίδια πόλη.
• Αγνοεί πότε γίνεται η διαδρομή. Δύο ώρες οδήγηση στις 6 μ.μ., μετά από οκτώ ώρες συναντήσεων, δεν είναι το ίδιο με δύο ώρες οδήγηση στις 10 π.μ.

Κάντε σωστά τον λογαριασμό της διανυκτέρευσης

Δεν χρειάζεστε πτυχίο οικονομικών. Χρειάζεστε τέσσερις αριθμούς.

Κόστος επιστροφής στο σπίτι και πάλι πίσω:

1. Επιπλέον ώρες οδήγησης (βραδινή επιστροφή + πρωινή μετάβαση)
2. Επί το πλήρες κόστος ανά ώρα του πωλητή (μισθός, αυτοκίνητο, παροχές, γενικά έξοδα)
3. Συν χιλιομετρική αποζημίωση ή καύσιμα για τα επιπλέον χιλιόμετρα
4. Συν την αξία όσων εκτοπίζονται από την επόμενη μέρα λόγω της καθυστερημένης εκκίνησης

Κόστος διανυκτέρευσης:

1. Ξενοδοχείο
2. Δείπνο ή ημερήσια αποζημίωση

Ακολουθεί ένα ενδεικτικό παράδειγμα. Βάλτε τους δικούς σας αριθμούς, γιατί αυτοί είναι επινοημένοι για να δείξουν τη μέθοδο:

| | Επιστροφή στο σπίτι | Διανυκτέρευση | |---|---|---| | Επιπλέον χρόνος οδήγησης | 4 ώρ. × €70 = €280 | — | | Επιπλέον χιλιόμετρα | 380 χλμ. × €0,30 = €114 | — | | Ξενοδοχείο + δείπνο | — | €155 | | Σύνολο | €394 | €155 |

Και αυτό πριν μετρήσετε την επιπλέον πρωινή επίσκεψη που χωράει ξεκινώντας στις 8:00, ή τις σημειώσεις CRM που γράφει στις 7 μ.μ. στο ξενοδοχείο αντί για τις 9:30 μ.μ. στο σπίτι.

Δύο επιφυλάξεις κρατούν τον υπολογισμό ειλικρινή:

• Αν η βραδινή οδήγηση είναι απλήρωτος προσωπικός χρόνος, δεν την πληρώνει ο ισολογισμός σας. Την πληρώνει ο πωλητής, με κούραση, με χρόνο από την οικογένειά του και, τελικά, με το αν θα μείνει σε εσάς. Παραμένει κόστος· απλώς εμφανίζεται αργότερα, ως αποχώρηση προσωπικού.
• Αν το πλήρες ωριαίο κόστος σας είναι χαμηλό και τα ξενοδοχεία της περιοχής ακριβά, ο λογαριασμός μπορεί να αντιστραφεί. Δεν πειράζει. Το ζητούμενο είναι να κάνετε τους υπολογισμούς, όχι να κλείνετε πάντα ξενοδοχείο.

Το ραντεβού των 8 π.μ. αξίζει περισσότερο απ' όσο νομίζετε

Η διανυκτέρευση δεν αφορά μόνο την αποφυγή του χρόνου οδήγησης. Δίνει επίσης στους πωλητές πρόσβαση σε πρωινά ραντεβού στην άκρη της περιοχής, που σχεδόν ποτέ δεν προλαβαίνουν από το σπίτι.

Για πολλούς B2B αγοραστές, το πρωί είναι η καλύτερη ώρα της ημέρας:

• Πελάτες από τον χώρο του εμπορίου και των κατασκευών είναι συχνά στο εργοτάξιο από τις 7:30 και ανέφικτοι μέχρι τις 10.
• Διευθυντές καταστημάτων λιανικής και φιλοξενίας έχουν πραγματικό χρόνο πριν ανοίξουν οι πόρτες.
• Διευθυντές εργοστασίων και εγκαταστάσεων κάνουν συνήθως τον προγραμματισμό τους με το πρώτο φως, πριν τα προβλήματα της παραγωγής καταλάβουν την ημέρα.

Αν οι πελάτες του εξωτερικού κύκλου επισκέπτονται μόνο μεταξύ 10:30 και 3:00, επειδή τόσο επιτρέπει η διαδρομή, τους βλέπετε τη στιγμή που είναι πιο φορτωμένοι. Μια προγραμματισμένη διανυκτέρευση αλλάζει το πότε τους βλέπετε, όχι μόνο πόσες επισκέψεις χωράνε.

Σχεδιάστε τις διαδρομές γύρω από κόμβους διανυκτέρευσης

Τα μεγαλύτερα οφέλη έρχονται όταν πάψετε να αντιμετωπίζετε τις διανυκτερεύσεις ως έκτακτες εξαιρέσεις και τις ενσωματώσετε στον σχεδιασμό της διαδρομής.

1. Βρείτε τις πόλεις-κόμβους

Δείτε πού συγκεντρώνονται οι πελάτες σας στην περιφέρεια. Οι περισσότερες περιοχές έχουν δύο έως τέσσερις πόλεις στην άκρη, όπου ένα ξενοδοχείο φέρνει πελάτες πολλών ημερών σε απόσταση 45 λεπτών. Αυτοί είναι οι κόμβοι διανυκτέρευσής σας.

2. Φτιάξτε διήμερους κύκλους, όχι δύο ξεχωριστές μέρες

Σχεδιάστε το ταξίδι ως μία διαδρομή: η 1η μέρα προχωρά από το σπίτι προς τον κόμβο, ακολουθεί η διανυκτέρευση, και η 2η μέρα καλύπτει την απέναντι πλευρά και επιστρέφει προς το σπίτι. Ο πωλητής δεν οδηγεί ποτέ το ίδιο τμήμα αυτοκινητοδρόμου δύο φορές.

Δύο μέρες με μετάβαση και επιστροφή επαναλαμβάνουν τη μεγάλη απόσταση τέσσερις φορές. Ένας κύκλος την οδηγεί δύο.

3. Δώστε στη διανυκτέρευση σταθερό ρυθμό

Το «κάθε δεύτερη Τρίτη στα βορειοανατολικά» είναι πολύ πιο εύκολο για την οικογένεια του πωλητή από το «κάποιες φορές, όταν το απαιτεί το πλάνο». Οι προβλέψιμες διανυκτερεύσεις γίνονται πολύ ευκολότερα αποδεκτές από τις εκπλήξεις.

4. Προεγκρίνετε τα ξενοδοχεία των κόμβων

Συμφωνήστε μια τιμή ή μια σύντομη λίστα για κάθε κόμβο. Αν ο πωλητής πρέπει να ζητά έγκριση για κάθε διανυκτέρευση, απλώς θα οδηγεί σπίτι. Αφαιρέστε την τριβή και η σωστή συμπεριφορά ακολουθεί.

Κάθε αξιόλογο εργαλείο σχεδιασμού διαδρομών πρέπει να σας επιτρέπει να μοντελοποιήσετε μια πολυήμερη διαδρομή με στάση διανυκτέρευσης ως μία ενιαία διαδρομή. Στο SalesFleet, για παράδειγμα, μπορείτε να σχεδιάσετε τον διήμερο κύκλο ως μία διαδρομή, ώστε η ακολουθία των επισκέψεων να βελτιστοποιείται σε ολόκληρο το διήμερο και όχι ως δύο ξεχωριστές μέρες που τυχαίνει να ξεκινούν και να τελειώνουν στην εξώπορτα του πωλητή.

Ξαναγράψτε την πολιτική σε μία πρόταση

Αντικαταστήστε το όριο απόστασης με κανόνα που βασίζεται στον χρόνο και στο πλάνο της επόμενης μέρας. Κάτι σαν:

Η διανυκτέρευση εγκρίνεται εκ των προτέρων όταν η διαδρομή επιστροφής ξεπερνά τα 75 λεπτά και η επόμενη προγραμματισμένη επίσκεψη του πωλητή είναι στην ίδια περιοχή.

Προσαρμόστε τα 75 λεπτά στη γεωγραφία και τη βάση κόστους σας. Σημασία έχει ότι ο κανόνας θέτει το σωστό ερώτημα: θα επιστρέψει ο πωλητής εδώ αύριο;

Προσθέστε ένα πλαφόν, όπως το πολύ δύο νύχτες την εβδομάδα, εκτός αν ο πωλητής επιλέξει διαφορετικά. Έτσι η πολιτική δεν θα μετατραπεί σε τρόπο ζωής που κανείς δεν επέλεξε.

Πότε να μην κλείσετε ξενοδοχείο

Οι διανυκτερεύσεις δεν είναι πάντα η λύση. Αποφύγετε τις όταν:

• Η περιοχή είναι πυκνή και αστική. Αν τίποτα δεν απέχει πάνω από μία ώρα, η επιστροφή στο σπίτι μάλλον είναι εντάξει.
• Οι μακρινοί πελάτες δεν δικαιολογούν καθόλου το ταξίδι. Αν ένας πελάτης του εξωτερικού κύκλου έχει χαμηλή αξία, η λύση μπορεί να είναι μικρότερη συχνότητα επισκέψεων, βιντεοκλήσεις ή ανάθεση σε εσωτερικές πωλήσεις, όχι ξενοδοχείο.
• Ο πωλητής έχει πραγματικούς περιορισμούς στο σπίτι. Η φροντίδα παιδιών, η φροντίδα εξαρτώμενων μελών και η υγεία προηγούνται. Κάντε το σχήμα προαιρετικό όπου γίνεται, και σχεδιάστε γύρω από όσους δεν μπορούν να το κάνουν.
• Οι συνεχόμενες νύχτες εξουθενώνουν τους πωλητές. Τρεις διαδοχικές νύχτες σε ξενοδοχείο με μακριές μέρες ενδιάμεσα είναι ο γρήγορος δρόμος προς την εξουθένωση. Προσέξτε το πλαφόν.

Τρέξτε ένα τετραεβδομαδιαίο πιλοτικό

Δεν χρειάζεται αναδιάρθρωση για να το δοκιμάσετε. Ορίστε το πλάνο:

1. Τραβήξτε τα δεδομένα επισκέψεων του προηγούμενου τριμήνου. Επισημάνετε κάθε μέρα όπου ο πωλητής τελείωσε σε απόσταση πάνω από 75 λεπτά από το σπίτι και ξεκίνησε την επόμενη μέρα σε απόσταση έως 45 λεπτά από το ίδιο σημείο. Αυτές είναι οι ημέρες μπούμερανγκ. Μετρήστε τες ανά πωλητή.
2. Διαλέξτε δύο ή τρεις πωλητές με τις περισσότερες ημέρες μπούμερανγκ, κατά προτίμηση αυτούς που είναι ανοιχτοί στις διανυκτερεύσεις.
3. Προσδιορίστε έναν κόμβο ανά πωλητή και προεγκρίνετε ένα ξενοδοχείο.
4. Ξανασχεδιάστε τις επισκέψεις του εξωτερικού κύκλου τους ως διήμερους κύκλους για τέσσερις εβδομάδες.
5. Συγκρίνετε ώρες οδήγησης, επισκέψεις ανά εβδομάδα, ώρες έναρξης της πρώτης επίσκεψης και συνολικά έξοδα μετακίνησης με τις προηγούμενες τέσσερις εβδομάδες. Μετά ρωτήστε τους πωλητές πώς το ένιωσαν, γιατί ένα πιλοτικό που πετυχαίνει στα χαρτιά αλλά εξαντλεί τους ανθρώπους δεν είναι επιτυχία.

Οι περισσότεροι διευθυντές που κάνουν αυτή την άσκηση εκπλήσσονται από το βήμα ένα. Οι ημέρες μπούμερανγκ δεν εμφανίζονται σε καμία τυπική αναφορά, γιατί κάθε μέρα φαίνεται φυσιολογική από μόνη της. Τη σπατάλη τη βλέπετε μόνο όταν βάλετε δύο μέρες δίπλα δίπλα.

Βάλτε τες λοιπόν δίπλα δίπλα. Και μετά κλείστε το ξενοδοχείο.