Det är tisdag, klockan 17.40. Din säljare sitter på en kunds parkering 19 mil hemifrån. Det sista mötet drog över, och hon har två kunder till i samma stad på onsdagsmorgonen.
Er resepolicy säger att hotell bara godkänns över 25 mil. Så hon kör hem, är framme efter klockan 20, uppdaterar CRM-anteckningarna vid köksbordet och åker igen 6.30 nästa morgon för att köra rakt tillbaka.
I utlägget ser det jättebra ut: inget hotell. I kalendern är det fyra timmar på motorväg, en trött säljare och en onsdag som börjar 9.15 i stället för 8.00.
Vi kallar det bumerangdagar: säljaren kör hem från ena änden av distriktet på kvällen och tillbaka till samma område nästa morgon. De flesta säljorganisationer har gott om dem, och nästan ingen räknar dem.
Därför räknar policyn fel
Utläggspolicyer skrivs för att hålla synliga kostnader nere. Ett hotell syns som en post med kvitto. Förlorad säljtid syns ingenstans.
Därför behandlar policyn tyst säljarens tid som gratis. Avståndsgränser som ”över 25 mil” eller ”över 150 miles” gör det värre, eftersom avstånd är en dålig ersättning för det som faktiskt spelar roll:
- 19 mil på öppen motorväg kan ta 1 timme 45 minuter. 11 mil via en ringled i rusningstid kan ta 2 timmar 15 minuter.
- Gränsen ignorerar vad som står på schemat i morgon. Det är rimligt att köra hem om nästa dag ligger i ett annat område. Det är orimligt om nästa dag är tillbaka i samma stad.
- Den ignorerar när resan sker. Två timmars körning klockan 18 efter åtta timmars möten är inte samma sak som två timmars körning klockan 10.
Räkna rätt på övernattningen
Du behöver ingen ekonomexamen för det här. Du behöver fyra tal.
Kostnad för att köra hem och tillbaka:
- Extra körtimmar (hemresa på kvällen + utresa på morgonen)
- Gånger er fullt belastade kostnad per säljartimme (lön, bil, förmåner, omkostnader)
- Plus milersättning eller bränsle för de extra kilometrarna
- Plus värdet av det som den sena starten tränger undan nästa dag
Kostnad för att stanna:
- Hotell
- Middag eller traktamente
Här är ett illustrativt exempel. Använd dina egna siffror, för dessa är påhittade för att visa metoden:
| | Köra hem | Övernatta | |---|---|---| | Extra körtid | 4 h × 70 € = 280 € | — | | Extra körsträcka | 380 km × 0,30 € = 114 € | — | | Hotell + middag | — | 155 € | | Totalt | 394 € | 155 € |
Då har vi inte ens räknat in det extra morgonbesöket hon hinner med genom att börja 8.00, eller CRM-anteckningarna hon skriver klockan 19 på hotellet i stället för 21.30 hemma.
Två reservationer håller oss ärliga:
- Om kvällskörningen är obetald fritid betalar inte din resultaträkning för den. Det gör säljaren, i form av trötthet, förlorad tid med familjen och till slut i om hon stannar hos dig. Det är fortfarande en kostnad. Den dyker bara upp senare, som personalomsättning.
- Om din belastade timkostnad är låg och hotellen i området är dyra kan kalkylen vända. Det är helt okej. Poängen är att räkna, inte att alltid boka hotell.
Tiden klockan 8 är värd mer än du tror
Övernattning handlar inte bara om att slippa körtid. Den ger också säljarna tillgång till tidiga morgontider i distriktets ytterkant, som de nästan aldrig hinner till hemifrån.
För många B2B-köpare är tidig morgon dagens bästa tid:
- Hantverks- och byggkunder är ofta på plats 7.30 och omöjliga att nå vid 10.
- Butiks- och restaurangchefer har riktig tid innan dörrarna öppnar.
- Fabriks- och fastighetschefer gör oftast sin planering först på dagen, innan produktionsproblemen tar över.
Om dina kunder i ytterkanten bara får besök mellan 10.30 och 15.00, för att resan inte tillåter mer, ser du dem när de har som mest att göra. En planerad övernattning ändrar när du får träffa dem, inte bara hur många besök som ryms.
Utforma turerna kring övernattningsnav
De största vinsterna kommer när du slutar behandla övernattningar som nödfallsundantag och bygger in dem i turplaneringen.
1. Hitta dina nav-orter
Titta på var dina kunder i ytterkanten klustrar. De flesta distrikt har två till fyra orter i utkanten där ett hotell ger flera dagars kunder inom 45 minuter. Det är dina övernattningsnav.
2. Bygg tvådagarsslingor, inte två separata dagar
Planera resan som en enda tur: dag 1 arbetar sig utåt från hemmet mot navet, övernattning, och dag 2 tar sig an den bortre sidan och arbetar sig tillbaka mot hemmet. Säljaren kör aldrig samma motorvägssträcka två gånger.
Två dagar fram och tillbaka upprepar den långa sträckan fyra gånger. En slinga kör den två gånger.
3. Lägg övernattningen i en fast rytm
”Varannan tisdag i nordost” är mycket lättare för en säljares familj än ”ibland, när planen kräver det”. Förutsägbara övernattningar är mycket lättare för människor att acceptera än överraskande.
4. Förhandsgodkänn hotell i naven
Kom överens om ett pris eller en kort lista för varje nav. Om säljaren måste be om godkännande för varje övernattning kör hon bara hem. Ta bort friktionen så följer rätt beteende.
Ett vettigt turplaneringsverktyg bör låta dig modellera en flerdagarstur med övernattning som en enda rutt. I SalesFleet kan du till exempel planera tvådagarsslingan som en tur, så att sekvenseringen fungerar över båda dagarna och inte optimeras som två separata dagar som råkar börja och sluta vid säljarens ytterdörr.
Skriv om policyn i en mening
Byt ut avståndsgränsen mot en regel baserad på tid och nästa dags plan. Ungefär så här:
En övernattning är förhandsgodkänd när hemresan överstiger 75 minuter och säljarens nästa planerade besök ligger i samma område.
Justera de 75 minuterna efter er geografi och kostnadsbas. Det viktiga är att regeln ställer rätt fråga: kommer säljaren tillbaka hit i morgon?
Lägg till ett tak, till exempel högst två nätter i veckan om inte säljaren väljer annat. Då förvandlas inte policyn till en livsstil som ingen har tackat ja till.
När du inte ska boka hotellet
Övernattning är inte alltid svaret. Hoppa över den när:
- Distriktet är tätt och urbant. Om inget ligger mer än en timme bort är det förmodligen helt okej att köra hem.
- De bortre kunderna inte motiverar resan alls. Om en kund i ytterkanten har lågt värde kan lösningen vara lägre besöksfrekvens, videomöten eller en överlämning till innesälj, inte ett hotell.
- Säljaren har verkliga begränsningar hemma. Barnomsorg, anhörigvård och hälsa går först. Gör upplägget frivilligt där det går, och planera kring dem som inte kan.
- Nätter i rad sliter ut säljarna. Tre hotellnätter i följd med långa dagar emellan är en snabb väg till utbrändhet. Håll koll på taket.
Kör en pilot på fyra veckor
Du behöver ingen omorganisation för att testa detta. Så här gör du:
- Hämta förra kvartalets besöksdata. Flagga varje dag där en säljare avslutade mer än 75 minuter från hemmet och började nästa dag inom 45 minuter från samma plats. Det är dina bumerangdagar. Räkna dem per säljare.
- Välj två eller tre säljare med flest bumerangdagar, helst sådana som är öppna för övernattningar.
- Identifiera ett nav per säljare och förhandsgodkänn ett hotell.
- Planera om deras besök i ytterkanten som tvådagarsslingor i fyra veckor.
- Jämför körtimmar, besök per vecka, starttid för första besöket och total reskostnad med de föregående fyra veckorna. Fråga sedan säljarna hur det kändes, för en pilot som fungerar på pappret men sliter ut människor är ingen framgång.
De flesta chefer som gör den här övningen blir överraskade av steg ett. Bumerangdagar syns inte i någon standardrapport, eftersom varje dag ser normal ut för sig. Du ser slöseriet först när du lägger två dagar bredvid varandra.
Så lägg dem bredvid varandra. Boka sedan hotellet.