E marți, ora 17:40. Reprezentanta ta stă într-o parcare la un client, la 190 km de casă. Ultima întâlnire a durat mai mult decât s-a planificat, iar miercuri dimineață are încă două conturi în același oraș.
Politica ta de deplasări aprobă hotelul doar peste 250 km. Așa că ea conduce spre casă, ajunge după ora 20:00, își completează notele în CRM la masa din bucătărie și pleacă la 6:30 dimineața, ca să conducă înapoi exact în același loc.
În raportul de cheltuieli arată excelent: fără hotel. În calendar, însă, înseamnă patru ore de autostradă, o reprezentantă obosită și o miercuri care începe la 9:15 în loc de 8:00.
Le numim zile bumerang: reprezentantul conduce seara spre casă dintr-un capăt al teritoriului și revine a doua zi dimineață în aceeași zonă. Majoritatea organizațiilor de vânzări au destule astfel de zile, iar aproape nimeni nu le numără.
De ce greșește politica
Politicile de cheltuieli sunt scrise ca să reducă costurile vizibile. Un hotel apare ca o linie distinctă, cu chitanță. Timpul de vânzare pierdut nu apare nicăieri.
Așadar, politica tratează tacit timpul reprezentantului ca pe unul gratuit. Pragurile de distanță de tipul „peste 250 km" sau „peste 150 de mile" înrăutățesc lucrurile, pentru că distanța este un indicator slab pentru ceea ce contează cu adevărat:
- 190 km de autostradă liberă pot dura 1h45. 110 km printr-un inel de centură în ora de vârf pot dura 2h15.
- Pragul ignoră ce e programat mâine. Să conduci spre casă are sens dacă mâine ești într-o altă zonă. Nu are niciun sens dacă mâine te întorci în același oraș.
- Ignoră momentul în care are loc deplasarea. Două ore de condus la 18:00, după opt ore de întâlniri, nu sunt la fel cu două ore de condus la 10:00.
Fă corect calculul pentru înnoptare
Nu ai nevoie de studii de finanțe pentru asta. Ai nevoie de patru cifre.
Costul drumului spre casă și înapoi:
- Orele de condus suplimentare (întoarcerea de seara + drumul de dimineață)
- Înmulțite cu costul tău complet pe oră de reprezentant (salariu, mașină, beneficii, costuri generale)
- Plus kilometrajul sau combustibilul pentru kilometrii în plus
- Plus valoarea a tot ce scoate din programul zilei următoare startul întârziat
Costul rămânerii peste noapte:
- Hotel
- Cină sau diurnă
Iată un exemplu ilustrativ. Folosește cifrele tale, pentru că acestea sunt inventate doar ca să arate metoda:
| | Drum spre casă | Înnoptare | |---|---|---| | Timp de condus suplimentar | 4 h × 70 € = 280 € | — | | Kilometraj suplimentar | 380 km × 0,30 € = 114 € | — | | Hotel + cină | — | 155 € | | Total | 394 € | 155 € |
Și asta înainte să socotești vizita suplimentară de dimineață pe care o poate include începând la 8:00 sau notele din CRM pe care le scrie la 19:00 în hotel, în loc de 21:30 acasă.
Două rezerve păstrează calculul onest:
- Dacă drumul de seară este timp personal neplătit, contul tău de profit și pierdere nu îl plătește. Îl plătește reprezentantul, în oboseală, în timp pierdut cu familia și, în cele din urmă, în decizia de a rămâne sau nu la tine. Rămâne un cost. Doar că apare mai târziu, sub forma fluctuației de personal.
- Dacă costul tău orar complet este mic, iar hotelurile din zonă sunt scumpe, calculul se poate răsturna. Nu e o problemă. Ideea este să faci calculul, nu să rezervi mereu hotelul.
Intervalul de la 8:00 valorează mai mult decât crezi
Înnoptarea nu înseamnă doar evitarea timpului de condus. Le oferă reprezentanților și acces la intervalele de dimineață devreme de la marginea teritoriului, la care aproape niciodată nu ajung de acasă.
Pentru mulți cumpărători B2B, dimineața devreme este cel mai bun moment al zilei:
- Clienții din construcții și meserii sunt adesea pe șantier de la 7:30 și de negăsit la 10.
- Managerii din retail și ospitalitate au timp real înainte de deschiderea ușilor.
- Managerii de fabrică și de facilități își fac de obicei planificarea la prima oră, înainte ca problemele de producție să le preia ziua.
Dacă la conturile din cercul exterior ajungi doar între 10:30 și 15:00, pentru că atât permite drumul, le vezi în cel mai aglomerat moment al lor. O înnoptare planificată schimbă când ajungi să îi vezi, nu doar câte vizite încap.
Proiectează turneele în jurul unor noduri de înnoptare
Cele mai mari câștiguri apar când încetezi să tratezi înnoptările ca pe excepții de urgență și le integrezi în designul turneului.
1. Găsește-ți orașele-nod
Uită-te unde se grupează conturile tale îndepărtate. Majoritatea teritoriilor au două-patru orașe la margine unde un hotel pune la mai puțin de 45 de minute conturi pentru mai multe zile de lucru. Acestea sunt nodurile tale de înnoptare.
2. Construiește bucle de două zile, nu două zile separate
Planifică deplasarea ca un singur turneu: în ziua 1 lucrezi de acasă spre nod, înnoptezi, iar în ziua 2 parcurgi partea îndepărtată și te întorci spre casă. Reprezentantul nu parcurge de două ori același tronson de autostradă.
Două zile dus-întors repetă tronsonul lung de patru ori. O buclă îl parcurge de două ori.
3. Stabilește un ritm fix pentru înnoptare
„În fiecare a doua marți, în nord-est" este mult mai ușor de suportat pentru familia unui reprezentant decât „uneori, când are nevoie planul". Înnoptările previzibile sunt mult mai ușor de acceptat decât cele-surpriză.
4. Preaprobă hotelurile din noduri
Convino asupra unui tarif sau a unei liste scurte pentru fiecare nod. Dacă un reprezentant trebuie să ceară aprobare pentru fiecare înnoptare, va conduce pur și simplu spre casă. Elimină fricțiunea și comportamentul corect vine de la sine.
Orice planificator de turnee decent ar trebui să îți permită să modelezi un turneu de mai multe zile, cu oprire peste noapte, ca pe un singur traseu. În SalesFleet, de exemplu, poți planifica bucla de două zile ca un singur turneu, astfel încât secvențierea funcționează pe ambele zile și nu este optimizată ca două zile separate care, întâmplător, încep și se termină la ușa reprezentantului.
Rescrie politica într-o singură propoziție
Înlocuiește pragul de distanță cu o regulă bazată pe timp și pe planul zilei următoare. Ceva de genul:
O înnoptare este preaprobată când drumul de întoarcere depășește 75 de minute, iar următoarea vizită programată a reprezentantului este în aceeași zonă.
Ajustează cele 75 de minute în funcție de geografia și baza ta de costuri. Important este ca regula să pună întrebarea potrivită: se întoarce reprezentantul aici mâine?
Adaugă o limită, de exemplu cel mult două nopți pe săptămână, dacă reprezentantul nu alege altfel. Așa politica nu se transformă într-un stil de viață la care nimeni nu a consimțit.
Când să nu rezervi hotelul
Înnoptările nu sunt întotdeauna răspunsul. Renunță la ele când:
- Teritoriul este dens și urban. Dacă nimic nu e la mai mult de o oră distanță, drumul spre casă este probabil în regulă.
- Conturile îndepărtate nu justifică deloc deplasarea. Dacă un cont din cercul exterior are valoare mică, soluția poate fi o frecvență mai mică a vizitelor, apeluri video sau predarea către vânzările interne, nu un hotel.
- Reprezentantul are constrângeri reale acasă. Copiii, îngrijirea unei rude și sănătatea au prioritate. Fă ca modelul să fie opțional acolo unde poți și proiectează în jurul oamenilor care nu pot face asta.
- Nopțile consecutive îi epuizează pe reprezentanți. Trei nopți la hotel la rând, cu zile lungi între ele, sunt un drum rapid spre burnout. Respectă limita.
Rulează un pilot de patru săptămâni
Nu ai nevoie de o reorganizare ca să testezi asta. Iată planul:
- Extrage datele de vizite din trimestrul trecut. Marchează fiecare zi în care un reprezentant a terminat la peste 75 de minute de casă și a început ziua următoare la mai puțin de 45 de minute de același loc. Acestea sunt zilele tale bumerang. Numără-le pe reprezentant.
- Alege doi sau trei reprezentanți cu cele mai multe zile bumerang, de preferat unii deschiși la înnoptări.
- Identifică un nod pentru fiecare reprezentant și preaprobă un hotel.
- Replanifică vizitele din cercul exterior sub formă de bucle de două zile timp de patru săptămâni.
- Compară orele de condus, vizitele pe săptămână, orele de început ale primei vizite și cheltuielile totale de deplasare cu cele din cele patru săptămâni anterioare. Apoi întreabă-i pe reprezentanți cum s-au simțit, pentru că un pilot care funcționează pe hârtie, dar epuizează oamenii, nu este un succes.
Majoritatea managerilor care fac acest exercițiu sunt surprinși de pasul unu. Zilele bumerang nu apar în niciun raport standard, pentru că fiecare zi pare normală luată separat. Risipa o vezi doar când pui două zile una lângă alta.
Așa că pune-le una lângă alta. Apoi rezervă hotelul.