Wtorek, 17:40. Handlowczyni siedzi na parkingu przed siedzibą klienta, 190 km od domu. Ostatnie spotkanie się przeciągnęło, a na środę rano ma jeszcze dwóch klientów w tym samym mieście.
Polityka podróży mówi, że hotel jest dozwolony dopiero powyżej 250 km. Wsiada więc do auta, wraca do domu po 20:00, nadrabia notatki w CRM przy kuchennym stole, a następnego dnia o 6:30 wyjeżdża, żeby jechać dokładnie tą samą trasą z powrotem.
W rozliczeniu wydatków wygląda to świetnie: brak hotelu. W kalendarzu to cztery godziny autostrady, zmęczona handlowczyni i środa, która zaczyna się o 9:15 zamiast o 8:00.
Nazywamy to dniami bumerang: handlowiec wieczorem wraca do domu z jednego krańca terytorium, a następnego ranka jedzie z powrotem w to samo miejsce. W większości działów sprzedaży jest ich mnóstwo, a prawie nikt ich nie liczy.
Dlaczego polityka się myli
Polityki wydatków pisze się po to, by obniżać koszty widoczne. Hotel to pozycja z paragonem. Utracony czas sprzedaży nie pojawia się nigdzie.
W efekcie polityka po cichu zakłada, że czas handlowca jest darmowy. Progi odległości w rodzaju „powyżej 250 km" albo „powyżej 150 mil" jeszcze pogarszają sprawę, bo odległość kiepsko oddaje to, co naprawdę ważne:
- 190 km wolnej autostrady to może być 1h45. 110 km przez obwodnicę w godzinach szczytu to może być 2h15.
- Próg ignoruje to, co jest w jutrzejszym planie. Powrót do domu ma sens, jeśli jutro zaczynasz w innym rejonie. Nie ma sensu, jeśli jutro wracasz do tego samego miasta.
- Ignoruje też to, kiedy odbywa się przejazd. Dwie godziny za kierownicą o 18:00 po ośmiu godzinach spotkań to nie to samo co dwie godziny o 10:00.
Policz nocleg poprawnie
Nie potrzebujesz do tego dyplomu z finansów. Wystarczą cztery liczby.
Koszt powrotu do domu i z powrotem:
- Dodatkowe godziny jazdy (wieczorny powrót + poranny wyjazd)
- Razy pełny koszt godziny pracy handlowca (wynagrodzenie, samochód, benefity, koszty ogólne)
- Plus koszt kilometrówki lub paliwa za dodatkowe kilometry
- Plus wartość tego, co późny start wypycha z planu następnego dnia
Koszt noclegu:
- Hotel
- Kolacja lub dieta
Oto przykład poglądowy. Wstaw własne liczby, bo te są zmyślone wyłącznie po to, by pokazać metodę:
| | Powrót do domu | Nocleg | |---|---|---| | Dodatkowy czas jazdy | 4 h × 70 € = 280 € | — | | Dodatkowe kilometry | 380 km × 0,30 € = 114 € | — | | Hotel + kolacja | — | 155 € | | Razem | 394 € | 155 € |
A to jeszcze przed doliczeniem dodatkowej wizyty porannej, którą handlowczyni zmieści, zaczynając o 8:00, albo notatek do CRM, które napisze o 19:00 w hotelu zamiast o 21:30 w domu.
Dwa zastrzeżenia, żeby rachunek był uczciwy:
- Jeśli wieczorna jazda to nieopłacany czas prywatny, Twój rachunek zysków i strat za nią nie płaci. Płaci handlowiec: zmęczeniem, czasem z rodziną, a w końcu decyzją, czy zostanie u Ciebie. To nadal koszt. Po prostu pojawia się później, jako rotacja.
- Jeśli Twój pełny koszt godziny jest niski, a hotele w okolicy drogie, rachunek może wyjść odwrotnie. To w porządku. Chodzi o to, żeby liczyć, a nie o to, by zawsze rezerwować hotel.
Slot na 8:00 jest wart więcej, niż myślisz
Nocleg to nie tylko unikanie jazdy. Dzięki niemu handlowcy docierają też na wczesne poranne terminy na dalekim krańcu terytorium, do których z domu prawie nigdy nie dojadą.
Dla wielu kupujących B2B wczesny ranek to najlepsza pora dnia:
- Klienci z branży budowlanej i rzemieślniczej często są na budowie już o 7:30, a o 10:00 są nieosiągalni.
- Kierownicy w handlu i gastronomii mają realny czas przed otwarciem drzwi.
- Kierownicy zakładów i obiektów zwykle planują pracę na samym początku dnia, zanim problemy produkcyjne zdominują resztę.
Jeśli klienci z zewnętrznego pierścienia są odwiedzani wyłącznie między 10:30 a 15:00, bo na tyle pozwala dojazd, widzisz ich w najgorętszym momencie dnia. Zaplanowany nocleg zmienia to, kiedy możesz się z nimi spotkać, a nie tylko to, ile wizyt się zmieści.
Projektuj trasy wokół węzłów noclegowych
Największe zyski pojawiają się wtedy, gdy przestajesz traktować noclegi jak awaryjne wyjątki i wbudowujesz je w projekt trasy.
1. Znajdź swoje miasta-węzły
Sprawdź, gdzie skupiają się odlegli klienci. W większości terytoriów są dwa do czterech miast na obrzeżach, w których hotel daje dostęp do klientów na kilka dni wizyt w promieniu 45 minut. To Twoje węzły noclegowe.
2. Buduj pętle dwudniowe, a nie dwa osobne dni
Zaplanuj wyjazd jako jedną trasę: dzień 1 prowadzi od domu na zewnątrz w stronę węzła, potem nocleg, a dzień 2 obejmuje drugą stronę i wraca w kierunku domu. Handlowiec nigdy nie jedzie dwa razy tym samym odcinkiem autostrady.
Dwa dni „tam i z powrotem" powtarzają długi odcinek cztery razy. Pętla pokonuje go dwa razy.
3. Ustal stały rytm noclegów
„Co drugi wtorek na północnym wschodzie" jest o wiele łatwiejsze dla rodziny handlowca niż „czasem, gdy plan tego wymaga". Przewidywalne noclegi ludzie akceptują znacznie chętniej niż niespodziewane.
4. Zatwierdź hotele w węzłach z góry
Uzgodnij stawkę lub krótką listę dla każdego węzła. Jeśli handlowiec musi prosić o zgodę na każdy nocleg, po prostu pojedzie do domu. Usuń tarcie, a właściwe zachowanie pojawi się samo.
Każdy porządny planer tras powinien pozwalać zamodelować kilkudniową trasę z noclegiem jako jedną trasę. W SalesFleet na przykład możesz zaplanować dwudniową pętlę jako jedną trasę, dzięki czemu kolejność wizyt jest ułożona w obrębie obu dni, a nie optymalizowana jako dwa osobne dni, które tak się składa, że zaczynają się i kończą pod drzwiami domu handlowca.
Przepisz politykę w jednym zdaniu
Zamień próg odległości na regułę opartą na czasie i planie na następny dzień. Na przykład:
Nocleg jest zatwierdzony z góry, gdy droga powrotna przekracza 75 minut, a kolejna zaplanowana wizyta handlowca jest w tym samym rejonie.
Dostosuj 75 minut do swojej geografii i struktury kosztów. Liczy się to, że reguła zadaje właściwe pytanie: czy handlowiec wraca tu jutro?
Dodaj limit, na przykład nie więcej niż dwie noce w tygodniu, chyba że handlowiec zdecyduje inaczej. Dzięki temu polityka nie zamieni się w styl życia, na który nikt się nie zapisywał.
Kiedy nie rezerwować hotelu
Nocleg nie zawsze jest odpowiedzią. Odpuść go, gdy:
- Terytorium jest gęste i miejskie. Jeśli nic nie leży dalej niż godzinę drogi, powrót do domu jest zapewne w porządku.
- Odlegli klienci w ogóle nie uzasadniają wyjazdu. Jeśli klient z zewnętrznego pierścienia ma niską wartość, rozwiązaniem może być rzadsza częstotliwość wizyt, rozmowy wideo lub przekazanie go do sprzedaży wewnętrznej, a nie hotel.
- Handlowiec ma realne ograniczenia w domu. Opieka nad dziećmi, opieka nad bliskimi i zdrowie są na pierwszym miejscu. Tam, gdzie się da, wprowadź model dobrowolny i zaprojektuj trasy dla osób, które nie mogą nocować poza domem.
- Noclegi jeden po drugim wykańczają ludzi. Trzy noce w hotelu z rzędu i długie dni pomiędzy to szybka droga do wypalenia. Pilnuj limitu.
Przeprowadź czterotygodniowy pilotaż
Nie potrzebujesz reorganizacji, żeby to przetestować. Oto plan:
- Pobierz dane o wizytach z ostatniego kwartału. Oznacz każdy dzień, w którym handlowiec skończył dzień ponad 75 minut od domu, a następnego dnia zaczął w promieniu 45 minut od tego samego miejsca. To Twoje dni bumerang. Policz je dla każdego handlowca.
- Wybierz dwóch lub trzech handlowców z największą liczbą dni bumerang, najlepiej tych, którzy są otwarci na noclegi.
- Wskaż jeden węzeł dla każdego z nich i zatwierdź z góry hotel.
- Przeplanuj ich wizyty w zewnętrznym pierścieniu jako dwudniowe pętle na cztery tygodnie.
- Porównaj godziny jazdy, liczbę wizyt tygodniowo, godziny pierwszych wizyt i łączne wydatki na podróże z poprzednimi czterema tygodniami. Potem zapytaj handlowców, jak to wyglądało z ich perspektywy, bo pilotaż, który działa na papierze, ale wykańcza ludzi, nie jest sukcesem.
Większość menedżerów, którzy przeprowadzają to ćwiczenie, jest zaskoczona już krokiem pierwszym. Dni bumerang nie pojawiają się w żadnym standardowym raporcie, bo każdy dzień osobno wygląda normalnie. Marnotrawstwo widać dopiero wtedy, gdy zestawisz dwa dni obok siebie.
Zestaw je więc. A potem zarezerwuj hotel.