On tiistai, kello 17.40. Myyjäsi istuu asiakkaan parkkipaikalla 190 km:n päässä kotoa. Viimeinen tapaaminen venyi, ja keskiviikkoaamuna hänellä on samassa kaupungissa vielä kaksi asiakasta.
Matkustuskäytäntösi mukaan hotelli hyväksytään vain yli 250 km:n matkoille. Niinpä hän ajaa kotiin, saapuu perille kahdeksan jälkeen, kirjaa CRM-muistiinpanot keittiön pöydän ääressä ja lähtee takaisin jo kello 6.30 aamulla.
Kulutositteessa tämä näyttää erinomaiselta: ei hotellia. Kalenterissa se tarkoittaa neljää tuntia moottoritietä, väsynyttä myyjää ja keskiviikkoa, joka alkaa kello 9.15 eikä 8.00.
Kutsumme näitä bumerangipäiviksi: myyjä ajaa illalla kotiin alueensa toisesta päästä ja seuraavana aamuna takaisin samalle seudulle. Useimmissa myyntiorganisaatioissa niitä on paljon, mutta lähes kukaan ei laske niitä.
Miksi käytäntö erehtyy
Kulukäytännöt on kirjoitettu pitämään näkyvät kustannukset kurissa. Hotelli näkyy rivinä kuittineen. Menetetty myyntiaika ei näy missään.
Käytäntö siis käsittelee hiljaisesti myyjän aikaa ilmaisena. Etäisyysrajat, kuten "yli 250 km" tai "yli 150 mailia", pahentavat tilannetta, koska etäisyys on huono mittari sille, mikä oikeasti merkitsee:
- 190 km avointa moottoritietä voi kestää 1 h 45 min. 110 km kehätietä ruuhka-aikaan voi kestää 2 h 15 min.
- Raja ei huomioi, mitä huomisen aikataulussa on. Kotiin ajaminen on järkevää, jos huominen on toisella alueella. Se on järjetöntä, jos huomenna palataan samaan kaupunkiin.
- Se ei huomioi, milloin ajo tapahtuu. Kahden tunnin ajo kello 18 kahdeksan tapaamistunnin jälkeen ei ole sama asia kuin kahden tunnin ajo kello 10.
Laske yöpyminen kunnolla
Tähän ei tarvita kauppatieteiden tutkintoa. Tarvitset neljä lukua.
Kotiin ja takaisin ajamisen kustannus:
- Ylimääräiset ajotunnit (iltapaluu + aamulähtö)
- Kerrottuna myyjän täydellä tuntikustannuksella (palkka, auto, edut, yleiskulut)
- Lisäksi lisäkilometrien kilometrikorvaus tai polttoaine
- Lisäksi sen arvo, minkä myöhäinen aloitus syrjäyttää seuraavalta päivältä
Yöpymisen kustannus:
- Hotelli
- Illallinen tai päiväraha
Tässä havainnollistava esimerkki. Sijoita tilalle omat lukusi, sillä nämä on keksitty menetelmän esittelyyn:
| | Ajo kotiin | Yöpyminen | |---|---|---| | Ylimääräinen ajoaika | 4 h × 70 € = 280 € | — | | Ylimääräiset kilometrit | 380 km × 0,30 € = 114 € | — | | Hotelli + illallinen | — | 155 € | | Yhteensä | 394 € | 155 € |
Tähän ei vielä ole laskettu ylimääräistä aamutapaamista, jonka hän ehtii pitää aloittaessaan kello 8.00, eikä CRM-muistiinpanoja, jotka hän kirjaa hotellilla kello 19 eikä kotona kello 21.30.
Kaksi varaumaa pitää laskelman rehellisenä:
- Jos iltaajo on palkatonta omaa aikaa, tuloslaskelmasi ei sitä maksa. Sen maksaa myyjä väsymyksenä, perheaikana ja lopulta siinä, jääkö hän yritykseesi. Se on silti kustannus. Se vain näkyy myöhemmin, henkilöstön vaihtuvuutena.
- Jos täyden tuntikustannuksesi on matala ja alueen hotellit ovat kalliita, laskelma voi kääntyä toisin päin. Sekin on ok. Tarkoitus on laskea luvut, ei varata hotellia aina.
Kello 8 aamulla on arvokkaampi kuin luulet
Yöpymisessä ei ole kyse vain ajoajan välttämisestä. Se vie myyjät myös aikaisille aamuvuoroille alueen ääreisosissa, joihin kotoa on lähes mahdoton ehtiä.
Monelle B2B-ostajalle aikainen aamu on päivän paras hetki:
- Rakennus- ja tekniikka-alan asiakkaat ovat usein työmaalla jo 7.30 ja tavoittamattomissa kymmeneen mennessä.
- Kaupan ja majoitus- ja ravintola-alan esihenkilöillä on aidosti aikaa ennen ovien avaamista.
- Tehtaiden ja kiinteistöjen päälliköt tekevät suunnittelunsa yleensä heti aamulla, ennen kuin tuotanto-ongelmat valtaavat päivän.
Jos uloimman kehän asiakkaat saavat käyntejä vain kello 10.30–15.00, koska ajo ei muuta salli, tapaat heidät kiireisimmillään. Suunniteltu yöpyminen muuttaa sitä, milloin heidät tavoittaa, ei vain sitä, kuinka monta käyntiä mahtuu päivään.
Suunnittele kiertueet yöpymispisteiden ympärille
Suurimmat hyödyt tulevat, kun yöpymiset lakkaavat olemasta hätäratkaisuja ja rakennat ne osaksi kiertueen suunnittelua.
1. Etsi tukikohtakaupunkisi
Katso, mihin kaukaiset asiakkaasi keskittyvät. Useimmilla alueilla on kahdesta neljään reunalla sijaitsevaa kaupunkia, joissa hotelli tuo usean päivän asiakkaat 45 minuutin säteelle. Ne ovat yöpymispisteesi.
2. Rakenna kahden päivän kierroksia, älä kahta erillistä päivää
Suunnittele matka yhtenä kiertueena: ensimmäisenä päivänä edetään kotoa kohti tukikohtaa, yövytään, ja toisena päivänä käydään läpi kaukainen puoli ja palataan kohti kotia. Myyjä ei aja samaa moottoritiepätkää kahdesti.
Kaksi edestakaista päivää toistaa pitkän matkan neljästi. Kierros ajaa sen kahdesti.
3. Vakiinnuta yöpyminen kiinteään rytmiin
"Joka toinen tiistai koillisessa" on myyjän perheelle paljon helpompi kuin "joskus, kun suunnitelma sitä vaatii". Ennakoitavat yöpymiset on helpompi hyväksyä kuin yllättävät.
4. Hyväksy tukikohtahotellit etukäteen
Sovi hinta tai lyhyt lista jokaiselle tukikohdalle. Jos myyjän pitää hakea lupa jokaiseen yöpymiseen, hän ajaa mieluummin kotiin. Poista kitka, niin oikea toiminta seuraa.
Kunnollisen kiertuesuunnittelutyökalun pitäisi antaa mallintaa usean päivän kiertue yöpymispysähdyksineen yhtenä reittinä. Esimerkiksi SalesFleetissä voit suunnitella kahden päivän kierroksen yhtenä kiertueena, jolloin järjestys optimoidaan molemmille päiville yhdessä. Näin sitä ei optimoida kahtena erillisenä päivänä, jotka sattuvat alkamaan ja päättymään myyjän kotioveen.
Kirjoita käytäntö uusiksi yhdellä lauseella
Vaihda etäisyysraja aikaan ja seuraavan päivän suunnitelmaan perustuvaan sääntöön. Esimerkiksi näin:
Yöpyminen hyväksytään etukäteen, kun paluumatka kestää yli 75 minuuttia ja myyjän seuraava suunniteltu käynti on samalla alueella.
Muokkaa 75 minuuttia omaan maantieteeseesi ja kustannustasoosi sopivaksi. Tärkeintä on, että sääntö kysyy oikean kysymyksen: palaako myyjä tänne huomenna?
Lisää yläraja, esimerkiksi enintään kaksi yötä viikossa, ellei myyjä itse halua muuta. Näin käytäntö ei muutu elämäntavaksi, jota kukaan ei ole valinnut.
Milloin hotellia ei kannata varata
Yöpyminen ei aina ole vastaus. Jätä se väliin, kun:
- Alue on tiheä ja kaupunkimainen. Jos mikään ei ole yli tunnin päässä, kotiin ajaminen on todennäköisesti ihan kunnossa.
- Kaukaiset asiakkaat eivät oikeuta matkaa lainkaan. Jos uloimman kehän asiakas on arvoltaan pieni, ratkaisu voi olla harvempi käyntitiheys, videopalaverit tai siirto sisämyyntiin, ei hotelli.
- Myyjällä on kotona todellisia rajoitteita. Lastenhoito, omaishoito ja terveys menevät edelle. Tee käytännöstä vapaaehtoinen, kun voit, ja suunnittele ratkaisut niille, jotka eivät voi yöpyä.
- Peräkkäiset yöt kuluttavat myyjiä loppuun. Kolme hotelliyötä peräkkäin pitkien päivien välissä on nopea tie uupumukseen. Pidä huoli ylärajasta.
Aja neljän viikon pilotti
Testaamiseen ei tarvita organisaatiouudistusta. Tässä toimintamalli:
- Kerää edellisen neljänneksen käyntitiedot. Merkitse jokainen päivä, jona myyjä päätti päivänsä yli 75 minuutin päähän kotoa ja aloitti seuraavan päivän 45 minuutin säteellä samasta paikasta. Ne ovat bumerangipäiviäsi. Laske ne myyjää kohti.
- Valitse kaksi tai kolme myyjää, joilla on eniten bumerangipäiviä, mieluiten sellaisia, jotka suhtautuvat yöpymisiin avoimesti.
- Valitse jokaiselle myyjälle yksi tukikohta ja hyväksy hotelli etukäteen.
- Suunnittele heidän uloimman kehän käyntinsä uudelleen kahden päivän kierroksiksi neljäksi viikoksi.
- Vertaa ajotunteja, käyntejä viikossa, ensimmäisen käynnin aloitusaikoja ja matkakuluja yhteensä edeltäviin neljään viikkoon. Kysy sitten myyjiltä, miltä se tuntui, sillä pilotti, joka toimii paperilla mutta uuvuttaa ihmiset, ei ole onnistunut.
Useimmat esihenkilöt yllättyvät jo ensimmäisestä vaiheesta. Bumerangipäivät eivät näy missään vakioraportissa, koska jokainen päivä näyttää yksinään normaalilta. Hukan näkee vasta, kun asettaa kaksi päivää rinnakkain.
Aseta siis ne rinnakkain. Sitten varaa hotelli.