Torek je, 17.40. Vaša predstavnica sedi na strankinem parkirišču, 190 km od doma. Zadnji sestanek se je zavlekel, v sredo zjutraj pa jo čakata še dve stranki v istem mestu.
Vaša potovalna politika določa, da so hoteli odobreni šele nad 250 km. Zato se odpelje domov, pride po 20. uri, ob kuhinjski mizi dopolni zapiske v CRM-ju in ob 6.30 naslednje jutro odpelje nazaj, točno tja, od koder je prišla.
Na poročilu o stroških je videti odlično: brez hotela. V koledarju pa so štiri ure avtoceste, utrujena predstavnica in sreda, ki se začne ob 9.15 namesto ob 8.00.
Takšnim dnevom pravimo bumerang dnevi: predstavnik se zvečer odpelje domov z enega konca območja in zjutraj spet nazaj na isto območje. Večina prodajnih organizacij jih ima veliko, skoraj nihče pa jih ne šteje.
Zakaj politika zgreši
Politike stroškov so napisane tako, da zmanjšujejo vidne stroške. Hotel se pojavi kot postavka z računom. Izgubljeni prodajni čas se ne pojavi nikjer.
Politika tako tiho predpostavlja, da je čas predstavnika brezplačen. Razdaljni pragovi, kot sta »nad 250 km« ali »nad 150 milj«, stvar še poslabšajo, ker je razdalja slab nadomestek za to, kar je res pomembno:
- 190 km proste avtoceste lahko vzame 1 uro in 45 minut. 110 km čez obvoznico v prometni konici lahko vzame 2 uri in 15 minut.
- Prag ne upošteva, kaj je na sporedu jutri. Vožnja domov je smiselna, če je jutri na vrsti drugo območje. Nesmiselna je, če se jutri vrnete v isto mesto.
- Ne upošteva, kdaj poteka vožnja. Dveurna vožnja ob 18. uri po osmih urah sestankov ni isto kot dveurna vožnja ob 10. uri.
Pravilno izračunajte nočitev
Za to ne potrebujete diplome iz financ. Potrebujete štiri številke.
Strošek vožnje domov in nazaj:
- Dodatne ure vožnje (večerni povratek + jutranji odhod)
- Pomnožene s polno obremenjenim stroškom ure predstavnika (plača, avto, ugodnosti, režijski stroški)
- Plus kilometrina ali gorivo za dodatne kilometre
- Plus vrednost vsega, kar zaradi poznega začetka izpade naslednji dan
Strošek ostanka:
- Hotel
- Večerja ali dnevnica
Tukaj je ponazoritveni primer. Vstavite svoje številke, saj so te izmišljene le zato, da pokažejo metodo:
| | Vožnja domov | Nočitev na terenu | |---|---|---| | Dodaten čas vožnje | 4 h × 70 € = 280 € | — | | Dodatni kilometri | 380 km × 0,30 € = 114 € | — | | Hotel + večerja | — | 155 € | | Skupaj | 394 € | 155 € |
In to je še preden upoštevate dodaten jutranji obisk, ki ga lahko vključi z začetkom ob 8.00, ali zapiske v CRM-ju, ki jih ob 19. uri napiše v hotelu namesto ob 21.30 doma.
Dva pridržka ohranjata poštenost:
- Če je večerna vožnja neplačan osebni čas, je vaš izkaz poslovnega izida ne plača. Plača jo predstavnik: z utrujenostjo, z manj časa za družino in sčasoma z odločitvijo, ali bo ostal pri vas. To je še vedno strošek. Pokaže se le pozneje, kot fluktuacija.
- Če je vaš obremenjen urni strošek nizek, hoteli na območju pa dragi, se lahko račun obrne. In to je v redu. Bistvo je, da izračunate, ne da vedno rezervirate hotel.
Termin ob 8. uri je vreden več, kot mislite
Nočitev ni samo izogibanje vožnji. Predstavnikom omogoča tudi zgodnje jutranje termine na skrajnem robu območja, do katerih od doma skoraj nikoli ne pridejo.
Za številne B2B kupce je zgodnje jutro najboljši čas dneva:
- Obrtniki in gradbinci so pogosto na terenu že ob 7.30 in do 10. ure nedosegljivi.
- Vodje trgovin in gostinstva imajo pravi čas pred odprtjem.
- Vodje obratov in objektov običajno načrtujejo takoj zjutraj, preden dan prevzamejo težave v proizvodnji.
Če stranke na zunanjem robu obiščete samo med 10.30 in 15.00, ker vožnja ne dopušča drugače, jih srečate, ko so najbolj zasedene. Načrtovana nočitev ne spremeni le tega, koliko obiskov gre v dan, temveč tudi, kdaj stranke sploh vidite.
Ture oblikujte okoli nočitvenih središč
Največji dobitki nastanejo, ko nočitev nehate obravnavati kot izredno izjemo in jo vgradite v zasnovo ture.
1. Poiščite svoja središča
Poglejte, kje se zbirajo vaše oddaljene stranke. Večina območij ima dva do štiri kraje na robu, kjer hotel postavi stranke za več dni v radij 45 minut. To so vaša nočitvena središča.
2. Gradite dvodnevne zanke, ne dveh ločenih dni
Pot načrtujte kot eno turo: 1. dan od doma navzven proti središču, nočitev, 2. dan pa pokrijete oddaljeno stran in se vračate proti domu. Predstavnik nikoli ne vozi dvakrat po istem odseku avtoceste.
Dva dneva »tja in nazaj« dolgi odsek ponovita štirikrat. Zanka ga prevozi dvakrat.
3. Nočitev postavite v stalen ritem
»Vsak drugi torek na severovzhodu« je za družino predstavnika veliko lažje kot »občasno, ko tako zahteva načrt«. Predvidljive nočitve ljudje sprejmejo bistveno lažje kot nepričakovane.
4. Vnaprej odobrite hotele v središčih
Za vsako središče dogovorite ceno ali kratek seznam hotelov. Če mora predstavnik za vsako nočitev prositi za odobritev, se bo raje odpeljal domov. Odstranite oviro in pravilno vedenje sledi samo.
Vsak kakovosten načrtovalnik tur bi moral omogočati, da večdnevno turo z nočitvijo oblikujete kot eno samo pot. V SalesFleet lahko na primer dvodnevno zanko načrtujete kot eno turo, tako da zaporedje obiskov deluje čez oba dneva in ni optimizirano kot dva ločena dneva, ki se slučajno oba začneta in končata pred predstavnikovimi vrati.
Politiko prepišite v enem stavku
Razdaljni prag zamenjajte s pravilom, ki temelji na času in načrtu za naslednji dan. Nekako takole:
Nočitev je vnaprej odobrena, kadar povratna vožnja presega 75 minut in je naslednji načrtovani obisk predstavnika na istem območju.
75 minut prilagodite svoji geografiji in stroškovni osnovi. Pomembno je, da pravilo postavlja pravo vprašanje: ali se bo predstavnik jutri vrnil sem?
Dodajte omejitev, na primer največ dve noči na teden, razen če predstavnik izbere drugače. Tako politika ne zdrsne v življenjski slog, za katerega se nihče ni odločil.
Kdaj hotela ne rezervirati
Nočitve niso vedno odgovor. Izpustite jih, kadar:
- Je območje gosto in mestno. Če ni nič oddaljeno več kot uro, je vožnja domov verjetno povsem v redu.
- Oddaljene stranke potovanja sploh ne upravičijo. Če je stranka na zunanjem robu manj vredna, je rešitev lahko redkejši obisk, video klici ali predaja notranji prodaji, ne hotel.
- Ima predstavnik doma resne omejitve. Varstvo otrok, nega svojcev in zdravje imajo prednost. Kjer je mogoče, naj bo to prostovoljno, in oblikujte načrt tudi za ljudi, ki tega ne zmorejo.
- Zaporedne nočitve izčrpavajo predstavnike. Tri hotelske noči zapored z dolgimi dnevi vmes so hitra pot v izgorelost. Pazite na omejitev.
Izvedite štiritedenski pilot
Za preizkus ne potrebujete reorganizacije. Takole gre:
- Izvlecite podatke o obiskih iz zadnjega četrtletja. Označite vsak dan, ko je predstavnik končal več kot 75 minut od doma in naslednji dan začel v 45 minutah od iste točke. To so vaši bumerang dnevi. Preštejte jih po predstavnikih.
- Izberite dva ali tri predstavnike z največ bumerang dnevi, najbolje take, ki so odprti za nočitve.
- Določite eno središče na predstavnika in vnaprej odobrite hotel.
- Obiske na zunanjem robu štiri tedne načrtujte kot dvodnevne zanke.
- Primerjajte ure vožnje, obiske na teden, ure začetka prvega obiska in skupne potne stroške s prejšnjimi štirimi tedni. Nato predstavnike vprašajte, kako so se počutili, kajti pilot, ki deluje na papirju, a ljudi izčrpava, ni uspeh.
Večina vodij, ki to vajo izvede, je presenečena že nad prvim korakom. Bumerang dnevi se ne pojavijo v nobenem standardnem poročilu, ker je vsak dan sam zase videti običajen. Potrato opazite šele, ko dva dneva postavite drugega ob drugega.
Torej ju postavite. Potem pa rezervirajte hotel.