Es martes, las 17:40. Tu comercial está en el aparcamiento de un cliente, a 190 km de casa. La última reunión se alargó y el miércoles por la mañana tiene dos cuentas más en la misma ciudad.
Tu política de viajes dice que solo se aprueban hoteles a partir de 250 km. Así que conduce de vuelta a casa, llega pasadas las 20:00, pone al día el CRM en la mesa de la cocina y sale a las 6:30 de la mañana siguiente para volver al mismo sitio.
En el informe de gastos queda estupendo: ni un hotel. En el calendario son cuatro horas de autopista, una comercial agotada y un miércoles que empieza a las 9:15 en lugar de a las 8:00.
Lo llamamos días búmeran: el comercial vuelve a casa por la tarde desde un extremo del territorio y regresa a la misma zona a la mañana siguiente. La mayoría de las organizaciones de ventas tienen un montón, y casi nadie los cuenta.
Por qué la política se equivoca
Las políticas de gastos se escriben para reducir los costes visibles. Un hotel aparece como una partida con su factura. El tiempo de venta perdido no aparece en ninguna parte.
Así, la política trata en silencio el tiempo del comercial como si fuera gratis. Los umbrales de distancia como «más de 250 km» o «más de 150 millas» empeoran las cosas, porque la distancia es un mal indicador de lo que realmente importa:
- 190 km de autopista despejada pueden suponer 1 h 45 min. 110 km por una circunvalación en hora punta pueden ser 2 h 15 min.
- El umbral ignora qué hay en la agenda de mañana. Volver a casa tiene sentido si mañana toca otra zona. No lo tiene si mañana hay que volver a la misma ciudad.
- Ignora cuándo se hace el trayecto. Dos horas de coche a las 18:00 tras ocho horas de reuniones no son lo mismo que dos horas de coche a las 10:00.
Haz bien las cuentas de la pernocta
No hace falta ser economista. Necesitas cuatro números.
Coste de volver a casa y regresar:
- Horas extra de conducción (regreso por la tarde + ida por la mañana)
- Multiplicadas por el coste total por hora del comercial (salario, coche, beneficios, costes generales)
- Más el kilometraje o el combustible de los kilómetros adicionales
- Más el valor de lo que el inicio tardío desplaza del día siguiente
Coste de quedarse:
- Hotel
- Cena o dieta
Este es un ejemplo ilustrativo. Usa tus propias cifras, porque estas son inventadas para mostrar el método:
| | Volver a casa | Pernoctar | |---|---|---| | Tiempo extra de conducción | 4 h × 70 € = 280 € | — | | Kilometraje extra | 380 km × 0,30 € = 114 € | — | | Hotel + cena | — | 155 € | | Total | 394 € | 155 € |
Y eso sin contar la visita extra de la mañana que puede encajar empezando a las 8:00, ni las notas del CRM que redacta a las 19:00 en el hotel en lugar de a las 21:30 en casa.
Dos matices para mantener la honestidad:
- Si el trayecto de vuelta por la tarde es tiempo personal no remunerado, tu cuenta de resultados no lo paga. Lo paga la comercial, en cansancio, en tiempo con su familia y, al final, en si sigue contigo o no. Sigue siendo un coste. Solo que aparece más tarde, en forma de rotación.
- Si tu coste horario total es bajo y los hoteles de la zona son caros, las cuentas pueden darse la vuelta. No pasa nada. De lo que se trata es de hacer los números, no de reservar siempre el hotel.
El hueco de las 8:00 vale más de lo que crees
Pernoctar no es solo evitar tiempo de conducción. También permite a los comerciales acceder a primeras horas de la mañana en el extremo del territorio, algo casi imposible desde casa.
Para muchos compradores B2B, primera hora es el mejor momento del día:
- Los clientes de oficios y construcción suelen estar en obra a las 7:30 e ilocalizables a las 10.
- Los responsables de comercio y hostelería tienen tiempo real antes de abrir.
- Los responsables de planta e instalaciones suelen planificar a primera hora, antes de que los problemas de producción se apoderen del día.
Si tus cuentas del anillo exterior solo reciben visitas entre las 10:30 y las 15:00, porque es lo que permite el trayecto, las estás viendo en su momento de más trabajo. Una pernocta planificada cambia cuándo puedes verlas, no solo cuántas visitas caben.
Diseña las rutas en torno a bases de pernocta
Las mayores ganancias llegan cuando dejas de tratar las pernoctas como excepciones de emergencia y las integras en el diseño de la ruta.
1. Encuentra tus ciudades base
Mira dónde se concentran tus cuentas exteriores. La mayoría de los territorios tienen de dos a cuatro ciudades en el borde donde un hotel deja a menos de 45 minutos cuentas para varios días. Esas son tus bases de pernocta.
2. Construye bucles de dos días, no dos días separados
Planifica el viaje como una sola ruta: el día 1 avanza desde casa hacia la base, se pernocta, y el día 2 recorre el otro lado y vuelve hacia casa. El comercial nunca recorre dos veces el mismo tramo de autopista.
Dos días de ida y vuelta repiten el tramo largo cuatro veces. Un bucle lo recorre dos.
3. Fija un ritmo para la pernocta
«Cada segundo martes en el noreste» es mucho más llevadero para la familia de un comercial que «a veces, cuando el plan lo necesite». Las pernoctas predecibles se aceptan mucho mejor que las sorpresas.
4. Preaprueba los hoteles base
Acuerda una tarifa o una lista corta para cada base. Si el comercial tiene que pedir aprobación para cada pernocta, simplemente volverá a casa. Elimina la fricción y el comportamiento correcto llegará solo.
Cualquier buen planificador de rutas debería permitirte modelar una ruta de varios días con una parada para pernoctar como un único recorrido. En SalesFleet, por ejemplo, puedes planificar el bucle de dos días como una sola ruta, de modo que la secuencia funcione en ambos días y no se optimice como dos días separados que casualmente empiezan y terminan en la puerta de casa del comercial.
Reescribe la política en una frase
Sustituye el umbral de distancia por una regla basada en el tiempo y en el plan del día siguiente. Algo así:
Una pernocta queda preaprobada cuando el trayecto de vuelta supera los 75 minutos y la siguiente visita programada del comercial es en la misma zona.
Ajusta los 75 minutos a tu geografía y a tu base de costes. Lo importante es que la regla plantee la pregunta correcta: ¿vuelve el comercial aquí mañana?
Añade un límite, como no más de dos noches por semana, salvo que el comercial elija otra cosa. Así evitas que la política se convierta en un estilo de vida que nadie ha elegido.
Cuándo no reservar el hotel
Las pernoctas no siempre son la respuesta. Descártalas cuando:
- El territorio es denso y urbano. Si nada queda a más de una hora, probablemente volver a casa está bien.
- Las cuentas lejanas no justifican el viaje. Si una cuenta del anillo exterior tiene poco valor, la solución puede ser reducir la frecuencia de visitas, usar videollamadas o pasarla a ventas internas, no un hotel.
- El comercial tiene limitaciones reales en casa. El cuidado de hijos, de familiares y la salud van primero. Haz que el modelo sea voluntario siempre que puedas y diseña la planificación pensando en quienes no pueden hacerlo.
- Las noches seguidas desgastan a los comerciales. Tres noches de hotel seguidas con jornadas largas entre medias son un camino rápido al agotamiento. Vigila el límite.
Lanza un piloto de cuatro semanas
No necesitas una reorganización para probarlo. Este es el plan:
- Extrae los datos de visitas del trimestre pasado. Marca todos los días en que un comercial terminó a más de 75 minutos de casa y empezó el día siguiente a menos de 45 minutos del mismo punto. Esos son tus días búmeran. Cuéntalos por comercial.
- Elige a dos o tres comerciales con más días búmeran, preferiblemente abiertos a pernoctar.
- Identifica una base por comercial y preaprueba un hotel.
- Replanifica sus visitas del anillo exterior como bucles de dos días durante cuatro semanas.
- Compara las horas de conducción, las visitas por semana, las horas de inicio de la primera visita y el gasto total en viajes con las cuatro semanas anteriores. Después pregunta a los comerciales cómo lo han vivido, porque un piloto que funciona sobre el papel pero agota a las personas no es un éxito.
A la mayoría de los managers que hacen este ejercicio les sorprende el primer paso. Los días búmeran no aparecen en ningún informe estándar, porque cada día parece normal por sí solo. Solo ves el desperdicio cuando pones dos días uno al lado del otro.
Así que ponlos uno al lado del otro. Y luego reserva el hotel.