Vegyünk két ügynököt ugyanabból a csapatból. Ugyanannyi ügyfél, ugyanaz a kvóta, ugyanaz a CRM, ugyanaz az optimalizáló. Az egyikük átlagosan egy órát vezet naponta. A másik közel hármat.
A vezetők ezt a különbséget rendszerint jellembeli okokkal magyarázzák: ő jobban tervez, ő meg szervezetlen. Néha ez igaz. Sokkal gyakrabban azonban a különbség már hónapokkal korábban be lett kódolva, egy harmincperces megbeszélésen, ahol valaki irányítószámok, megyehatárok vagy bármi más alapján húzott vonalakat egy térképen, hogy az ügyféllistát nagyjából egyenlő halmokra ossza.
Az útvonal-optimalizálás csak azon a sokszögön belül tud dolgozni, amit a kezébe adnak. Ha a sokszög rossz alakú, a világ legjobb algoritmusa is csak egy gyönyörűen összerakott, de rossz napot fog produkálni.
A kompaktság az a változó, amit senki nem egyensúlyoz ki
A legtöbb körzettervezés egy-két dolgot egyensúlyoz ki: az ügyfelek számát, vagy a pipeline értékét, vagy a régiónkénti létszámot. A formát szinte soha senki.
Ez pedig azért számít, mert a vezetési idő nem az ügyfelek számával skálázódik, hanem azzal, hogy mennyire szórtan helyezkednek el. Adj 20 ügyfelet egy sűrű klaszterhez, és talán plusz tizenöt percet adsz hozzá a héthez. Adj 20 ügyfelet egy autópálya-folyosó mentén elszórva, és máris beépítettél egy állandó, havonta jelentkező plusz szélvédőnapot.
A terepi értékesítési körzetekben négy forma bukkan fel újra és újra. Mindegyik egy jól meghatározott, diagnosztizálható módon hibázik.
1. A Szalag
Egy hosszú, keskeny körzet, amely valami lineáris dolgot követ — egy autópályát, egy folyóvölgyet, egy tengerpartot, egy vasúti folyosót. A Rhône-folyosó, az I-95 Philadelphiától Richmondig, az A1 Hannovertől Hamburgig.
A szalagok a térképen rendezettnek tűnnek, a gyakorlatban viszont borzalmasan viselkednek. Az ügynök csak két irányba tud mozogni, így minden nap oda-vissza út. A szalagban nem létezik "hurok". Ha egy találkozó a másik végén lemondásra kerül, nincs mivel pótolni, mert minden más már mögötte van.
Árulkodó jel: magas átlagos vezetési távolság, alacsony napi megállósűrűség, és egy gyanús minta, amikor a napok egy hosszú, üres hazaúttal érnek véget.
2. A Fánk
A körzet ügyfelei egy központ köré csoportosulnak — de az ügynök a peremén lakik. Vagy a körzetet egy nagyváros köré rajzolták, az ügynököt viszont egy 50 km-re fekvő elővárosból vették fel.
A fánkok egy fix adót vetnek ki: 40–60 percet az első találkozó előtt, és ugyanennyit az utolsó után, minden áldott nap, örökké. Egy év alatt ez könnyedén több teljes munkahétnyi ingázást jelent a munka széléig.
Árulkodó jel: a nap első és utolsó szakasza következetesen a nap leghosszabb szakasza.
3. A Csillagrobbanás
Egy sűrű otthoni város, plusz néhány nagy értékű ügyfél 150 km-re, négy különböző irányban szétszórva. Rendszerint a "nem tudtuk levenni azt a logót a listájáról" eredménye.
A csillagrobbanások nem az átlagos napot teszik tönkre; konkrét napokat tesznek tönkre, és tönkreteszik a ritmust. A kilógó ügyfeleket vagy messze túl gyakran látogatják meg (mert nagyok, és valaki ideges miattuk), vagy negyedévesre ritkulva csendben elmorzsolódnak.
Árulkodó jel: bimodális vezetési idő eloszlás. Rengeteg 15 perces ugrás, plusz egy hosszú farok 2 óránál is hosszabb szakaszokkal, közte semmivel.
4. A Konfetti
Két vagy három ügynök körzete egymásba fonódva ugyanabban a városban — iparág, termékvonal vagy történelmi ügyfél-tulajdonlás szerint felosztva. Kedd reggel három emberetek ugyanazon a körgyűrűn haladt ellentétes irányba.
A konfetti körzetek a legköltségesebbek és a legnehezebben észrevehetők, mert minden egyes útvonal önmagában rendben néz ki. A pazarlás csak akkor válik láthatóvá, amikor a csapatot egymásra vetíted.
Árulkodó jel: rajzold fel az elmúlt hónap látogatásait az egész csapatra egy térképen, ügynökönként más színnel. Ha úgy néz ki, mint egy kiborult zacskó cukorka, megtaláltad.
Egy 45 perces körzetaudit
Nincs szükséged tanácsadói projektre. Csak az előző negyedév látogatási adataira és egy délutánra.
- Geokódolj minden aktív ügyfelet és minden ügynök otthoni bázisát. Nem az irodát — az otthont. A terepi ügynökök a kocsibejárójukról indulnak.
- A vezetési időt mérd, ne a távolságot. 40 km Bajorországban és 40 km Milánó körül két különböző feladat. Bármely modern tervezőeszköz, a SalesFleet-et is beleértve, valós útvonalhálózati időn dolgozik; ezt használd, ne sugárkörös becsléseket.
- Számíts ki három számot körzetenként:
- Medián vezetési idő az otthoni bázistól az ügyfélig. Hasonlítsd össze az ügynökök között. Egy 20 perces és egy 55 perces szórás közötti különbség strukturális probléma, nem coaching-probléma.
- A 90 percen túli ügyfelek aránya. Ez a kilógó farkad. Ha ez nagyjából 10–15% fölé kerül, az ügynök nem tud normális hetet vezetni.
- Klaszter-nap megvalósíthatóság: a negyedév hány napja épülhetett volna fel 5+ megállóból álló, egymástól 20 percen belüli szoros hurokként? Ha a válasz "szinte egy sem", a forma rossz.
- Vetítsd egymásra a csapat térképét. Számold meg a kereszteződéseket. Minden kereszteződés azt jelenti, hogy két ember fizet ugyanazért a kilométerért.
Légy őszinte azzal kapcsolatban, amit találsz, és ne próbáld egy "légy hatékonyabb a tervezésben" e-maillel orvosolni. Te rajzoltad meg a dobozt.
Tervezési szabályok, amelyek tényleg megállják a helyüket
A körzeteket ott horgonyozd le, ahol az ügynök alszik. A körzettervezésnek a felvételi földrajzot kell követnie, nem fordítva. Ha egy régióba veszel fel valakit, válaszd a jelölt otthonát középpontnak, és onnan növeld kifelé a körzetet. Ez az egy szabály kiiktatja a Fánkok legtöbbjét.
A munkaterhelésre egyensúlyozz, ne az ügyfélszámra. A valódi mértékegység: (éves látogatások száma × átlagos helyszíni idő) + becsült vezetési idő + adminisztráció. Két, egyenként 90 ügyfeles körzet akár 300 óra éves vezetési idő különbséggel is rendelkezhet. Az ügyfélszám ezt elrejti; a munkaóra feltárja.
Hurokra tervezz, ne vonalra. Amikor határt húzol, tedd fel a kérdést: fel tud-e építeni az ügynök egy négy-hat megállós hurkot, amely visszaviszi őt haza anélkül, hogy ugyanazon az útvonalon kellene visszamennie? Ha nem, akkor Szalagot rajzoltál. Bontsd két rövidebb szakaszra, amelyeket szomszédos ügynökökhöz rendelsz, vagy tervezd egyéjszakás útként, és ne tettesd tovább, hogy ez egy egynapos kiruccanás.
Kezeld explicit módon a kilógó farkat. A távoli ügyfelek nem valók egy napi útvonalba. Egy megnevezett mintázatba valók: havi kétnapos éjszakázós körútba, belső értékesítési párosításba, egy partnerhez, vagy tudatosan alacsonyabb látogatási gyakoriságba. Döntsd el, melyikbe. A legrosszabb kimenetel az, ha egy napi tervben hagyod őket, ahol egyszerűen kimaradnak, és senki nem veszi észre.
Varratokat építs, ne falakat. A merev határok abszurditásokat szülnek — egy ügynök elhajt egy versenytárs épülete mellett, hogy 3 km-rel arrébb elérje a saját ügyfelét. Határozz meg egy varratzónát a határok mentén, ahol bármelyik ügynök dolgozhat, egy egyszerű szabállyal (aki az adott héten fizikailag közelebb van, az intézi a beugrós látogatást; az ügyfél tulajdonosa megtartja az üzleti kapcsolatot). Ez drasztikusan csökkenti a kereszteződéseket.
Hagyj 10–15% tartalékot. A körzetek, amelyeket az első naptól kezdve pontosan telítettre terveztek, a negyedik hónapra összeomlanak. A növekedésnek valahol le kell csapódnia.
Újrarajzolás lázadás nélkül
A körzetváltoztatások érzelmi töltetűek, mert úgy néznek ki, mintha valaki pénzt venne ki valaki más zsebéből. Ezt közvetlenül kezeld:
- Időzítsd egy határponthoz — pénzügyi év vagy negyedév kezdetére, soha ne a negyedév közepére.
- Védd a javadalmazást egy ciklusra. Az átadott ügyfelek jutalékának áthidalása 60–90 napra kevesebbe kerül, mint egy felmondás, és őszinte együttműködést vásárol.
- Vond be az ügynököket a diagnózisba, ne a döntésbe. Mutasd meg nekik az egymásra vetített térképet és a vezetési idő mediánokat. A legtöbb ügynök már tudja, hogy az ő körzete egy Szalag; csak eddig nem volt hozzá szókincsük vagy adatuk, hogy ezt ki is mondják.
- Nevezd meg hangosan a cserét. "Elveszítesz négy ügyfelet, kb. X euró pipeline-értékben, cserébe nyersz napi kb. 90 percet és negyedévente hat plusz eladható napot." Ezt egy ügynök képes értékelni. Azt, hogy "ez mindenkinek jobb lesz", nem tudja értékelni.
Egy figyelmeztetés
Ne reflexből rajzolj újra. Ha a problémád az, hogy az ügynökök túl gyakran látogatják a kedvenc ügyfeleiket, a hosszú farok ügyfeleiket meg egyáltalán nem, az egy ritmusprobléma, és egy új térkép csak áthelyezi.
Akkor rajzolj újra, amikor a forma okozza a kárt: amikor maga a térkép garantálja a rossz napot, függetlenül attól, mennyire jól tervezik meg azt a napot.
Az útvonal-optimalizálás a lehető legjobb útvonalat adja a meglévő körzeteden belül. A körzettervezés dönti el, hogy ez a "lehető legjobb" milyen jó lehet egyáltalán. Először a plafont javítsd meg.