Hier ist ein unbequemes Gedankenexperiment. Nimm den Kalender deines besten Vertrieblers aus der letzten Woche und markiere jeden Block, in dem er tatsächlich vor einem Kunden saß. Markiere jetzt die Lücken — die Fahrten, das Parken, das "Ich hol mir noch schnell einen Kaffee bis zu meinem 14-Uhr-Termin." Bei vielen Außendienstteams gewinnt die zweite Farbe.
Wir sind besessen von Aktivitätskennzahlen: Besuche pro Woche, protokollierte Anrufe, kontaktierte Accounts. Aber eine Besuchszahl sagt dir nichts über die Kosten. Zwei Vertriebler können beide 25 Besuche verbuchen — einer hat 11 Stunden im Auto verbracht, der andere 22. Gleiche Anzeigetafel, völlig unterschiedliche Wirtschaftlichkeit.
Fahrtzeit ist der teuerste Posten, den dein CRM nicht erfasst. Lass uns das ändern.
Warum Besuchszahlen lügen
Ein Besuch ist ein Output. Er fühlt sich wie Fortschritt an. Aber der dahinterliegende Input — die Stunden, der Sprit, die kognitive Erschöpfung eines Vertrieblers, der seit 7 Uhr im Verkehr steckt — ist in den meisten Auswertungen unsichtbar.
Überleg mal, was eine Stunde Verkaufszeit tatsächlich wert ist. Wenn ein Vertriebler ein Ziel von 1,2 Mio. € trägt und etwa 1.600 produktive Stunden im Jahr arbeitet, ist jede Verkaufsstunde theoretisch rund 750 € an pipeline-generierender Kapazität wert. (Das ist eine beispielhafte Zahl, kein Dogma — rechne deine eigene aus.) Jede Stunde im Auto ist diese Kapazität, weg.
Das Tückische daran: Niemandem wird das Fahren vorgeworfen. Es sieht nach Arbeit aus. Es fühlt sich nach Arbeit an. Es ist sogar Arbeit. Es ist nur die am wenigsten wertvolle Arbeit, die deine teuersten Leute leisten.
Führe die Fahrtzeit-Analyse durch
Du brauchst keine neue Software, um anzufangen. Du brauchst zwei Wochen und eine Tabelle.
Erfasse für jeden Vertriebler pro Besuch:
- Fahrtzeit zum Termin (von Tür zu Tür)
- Gesprächszeit, die tatsächlich mit dem Kunden verbracht wurde
- Account-Stufe (A/B/C nach Umsatz oder Potenzial)
Berechne dann eine Zahl pro Besuch:
Fahrt-zu-Gespräch-Verhältnis = Fahrtminuten ÷ Gesprächsminuten
Eine 40-minütige Fahrt für ein 90-minütiges Meeting mit einem Top-Account? Verhältnis von 0,44. In Ordnung. Eine 50-minütige Fahrt für ein 20-minütiges "Mal kurz reinschauen" bei einem C-Account? Verhältnis von 2,5. Das ist ein Vertriebler, der 40 € an Zeit und Sprit ausgibt, um eine Höflichkeit zu leisten, die du auch telefonisch hättest erledigen können.
Wenn du alle Besuche des Teams nach diesem Verhältnis sortierst, fallen sofort drei Dinge auf:
- Ein überraschend großer Teil der Fahrtzeit fließt in Accounts niedriger Stufe.
- Bestimmte Vertriebler haben strukturell schlechte Verhältnisse — meist ein Gebietsproblem, kein Anstrengungsproblem.
- Die schlimmsten Fälle sind oft "Beziehungsbesuche" ohne klaren nächsten Schritt.
Drei Lösungen, nach Wirkung geordnet
Sobald du die Verschwendung siehst, sind die Schritte offensichtlich. Geh in dieser Reihenfolge vor — zuerst das Gebiet, denn es begrenzt das Potenzial von allem anderen.
1. Gestalte Gebiete um Fahrtzeit, nicht um Kartenlinien
Die meisten Gebiete sind nach Postleitzahlen oder willkürlichen regionalen Grenzen gezogen, die für denjenigen sinnvoll waren, der 2014 die Wandkarte besaß. Geografie lügt. Zwei Accounts in derselben Region können dank eines Bergs, eines Flusses oder einer Stadt ohne Ringstraße 90 Minuten auseinanderliegen.
Gestalte Gebiete stattdessen um realistische Fahrt-Cluster. Der Test: Kann ein Vertriebler die meisten seiner Accounts in einem sinnvollen Radius um seinen Heimatstandort oder eine logische Ankerstadt erreichen? Wenn ein Gebiet ein paar verwaiste Accounts hat, die eine 3-stündige Rundfahrt erzwingen, gehören diese Accounts demjenigen, der näher dran ist — auch wenn es die saubere Karte sprengt.
Balanciere Gebiete nach Verkaufsstunden-Kapazität, nicht nach Account-Anzahl. Ein Vertriebler mit weitläufiger ländlicher Abdeckung sollte weniger Accounts tragen als einer, der eine dichte Metropole bearbeitet, weil der ländliche Vertriebler mehr vom Tag auf der Straße verliert. Gleiche Account-Zahlen über ungleiche Geografien hinweg sind der Weg, mit dem du leise die Hälfte deines Teams ausbrennst.
2. Passe die Kadenz an den Wert an, nicht an Gewohnheit
Die meisten Besuchskadenzen entstehen aus Trägheit. "Wir sehen sie immer monatlich." Warum? Niemand erinnert sich.
Baue Kadenzstufen explizit auf:
- A-Accounts: häufige, persönliche, gut vorbereitete Besuche mit jedem Mal einem definierten Ziel.
- B-Accounts: ein Rhythmus aus persönlich plus Video — vielleicht ein persönliches Treffen pro Quartal, Video dazwischen.
- C-Accounts: standardmäßig Telefon, Video und E-Mail. Persönlich nur bei einem echten Auslöser.
Das Ziel ist nicht, kleinere Accounts aufzugeben. Es geht darum, deine knappste Ressource — fahrtzeit-nahe Verkaufsstunden — nicht für Beziehungen aufzuwenden, die keine physische Präsenz im Raum brauchen. Ein C-Account, der plötzlich Kaufsignale zeigt, kann sofort hochgestuft werden. Kadenz sollte ein Regler sein, keine lebenslange Strafe.
3. Clustere den Kalender, nicht nur die Route
Hier sabotieren sich Vertriebler leise selbst. Sie buchen Termine, wie Anfragen hereinkommen, und verstreuen den Dienstag über drei Ecken des Gebiets. Die Route lässt sich nicht optimieren, wenn die Termine schon an den falschen Stellen liegen.
Geh über zu Tages-Clustering: widme bestimmte Tage bestimmten Teilzonen. Montags Norden, mittwochs der Ost-Korridor und so weiter. Vertriebler füllen diese Tage dann mit wem auch immer in dieser Zone ist. Du verlierst ein bisschen Planungsflexibilität und gewinnst enorme Effizienz — die Fahrtzeit zwischen Stopps bricht zusammen, wenn jeder Stopp im selben Cluster liegt.
Hier zahlt sich auch die Routenoptimierung aus. Sobald die richtigen Accounts am richtigen Tag gruppiert sind, ist die Reihenfolge der Stopps zur Minimierung von Umwegen der einfache Teil. Ein Tool wie SalesFleet kann die Besuche eines Tages neu anordnen und einen nahegelegenen Account einschieben, wenn ein Meeting abgesagt wird — aber die Disziplin des Clusterns muss zuerst kommen. Einen schlecht aufgebauten Tag zu optimieren bringt dich nur schneller an die falschen Orte.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Nimm eine Vertrieblerin — nennen wir sie Marta — die eine große Region abdeckt. Ihre Analyse zeigt:
- 26 Besuche in zwei Wochen
- 19 Stunden Fahrtzeit
- 8 dieser Stunden für C-Accounts mit durchschnittlich 25-minütigen Meetings
Wir stellen sechs ihrer C-Accounts auf Telefon-und-Video-Kadenz um, weisen zwei verwaiste Accounts am äußersten Rand ihres Gebiets einem näheren Kollegen zu und clustern ihre verbleibenden persönlichen Besuche in Zonentage.
Das wahrscheinliche Ergebnis: Die Fahrtzeit sinkt Richtung 12–13 Stunden und setzt etwa 6 Verkaufsstunden pro Woche frei. Das ist kein Rundungsfehler. Über ein Quartal entspricht das fast zwei zusätzlichen Verkaufswochen — ohne Neueinstellung, ohne dass jemand länger arbeitet, ohne einen einzigen neuen Lead.
Worauf du achten solltest
- Mach das Verhältnis nicht zur Waffe. Es ist ein Planungswerkzeug, kein Knüppel. Ein Vertriebler, der weit fährt, um einen strategischen Deal abzuschließen, versagt nicht — die Kennzahl sollte Muster aufzeigen, nicht einzelne Fahrten bestrafen.
- Schütze Zufallschancen mit Maß. Ja, der spontane Besuch bei einem nahegelegenen Account kann etwas auslösen. Plane ein wenig Spielraum dafür ein; lass es aber keinen chaotischen Kalender rechtfertigen.
- Prüfe vierteljährlich neu. Gebiete verschieben sich, Accounts wachsen und schrumpfen, Straßennetze ändern sich. Eine Fahrtzeit-Analyse ist keine Einmalaktion — sie ist eine Gewohnheit.
Das Fazit
Deine Vertriebler werden nicht fürs Fahren bezahlt. Sie werden dafür bezahlt, in Räumen mit Menschen zu sein, die kaufen. Die Teams, die die nächsten Jahre gewinnen, werden nicht die mit den meisten protokollierten Besuchen sein — es werden die sein, die leise die toten Kilometer aus jeder Woche herausgeschnitten und die zurückgewonnene Zeit auf ihre besten Accounts gerichtet haben.
Fang mit der Analyse an. Die erste hässliche Tabelle bezahlt sich meist von selbst.