Pardavimų atstovė išvažiuoja iš sandėlio 7:40 ryto, kišenėje – tobula diena. Šeši vizitai, 143 km, optimizatoriaus patvirtinta seka, 4 valandos 20 minučių tiesioginio bendravimo. Būtent toks planas puikiai atrodo ketvirčio ataskaitos skaidrėje.
10:47 val. jis jau miręs.
Antrame vizite – vidutinio dydžio distributoriaus, trečio pagal dydį kliento teritorijoje – veiklos vadovas įstrigo neplanuotame kokybės susirinkime. Ji laukia registratūroje 25 minutes, gauna 12 minučių vietoj 40 ir 11:31 val. išeina su nebaigtu pokalbiu ir diena, kurios daugiau nebėra. Trečias vizitas prasideda pietų metu. Ketvirtas suglaudinamas. Šeštasis gauna žinutę: „Atsiprašau, gal galėtume perkelti į kitą savaitę?“
Su maršruto planavimu nebuvo nieko blogo. Seka buvo optimali. Atstumas – minimalus. Planas tiesiog buvo trapus – o būtent trapumas, ne atstumas, tyliai naikina lauko pardavimų pajėgumus.
Mes optimizuojame planą. Niekas neprojektuoja atsigavimo.
Paklauskite pardavimų operacijų komandos, kaip jie vertina maršruto planą, ir išgirsite apie kilometrus, kelionės laiką, vizitų skaičių per dieną, gal net degalus. Visi šie rodikliai matuoja planą tokį, koks jis suprojektuotas. Nė vienas nematuoja to, kas nutinka, kai į sceną įžengia realybė.
O realybė įžengia kasdien:
- Kontaktinis asmuo yra vietoje, bet neprieinamas
- 30 minučių trukmės susitikimas virsta 90 minučių galimybe, kurios trumpinti būtų beprotiška
- Avarija užblokuoja greitkelį ir prideda 40 minučių
- Esamas klientas paskambina su eskalacija, kuriai reikia to paties dienos vizito
- 16:00 val. susitikimas atšaukiamas, kol jūs dar esate 11:00 val. vizite
Teisingas klausimas nėra „koks trumpiausias maršrutas per šešis vizitus?“. Tai – „kai šis planas subyrės (o jis subyrės, gal du kartus per savaitę), kiek dienos atgausime?“
Tai yra projektavimo, ne matematikos problema. Štai kaip ją spręsti.
1. Kurkite dienas aplink atramos taškus, ne sekas
Visiškai optimizuota šešių vizitų grandinė yra priklausomybių serija. Sulaužykite antrą grandį – ir grandys nuo trečios iki šeštos taip pat pajudės.
Vietoj to, struktūrizuokite dieną kaip du ar tris atramos taškus plius lankstų užpildymą:
- Atramos taškas A: patvirtintas susitikimas iki 10:00
- Atramos taškas B: patvirtintas susitikimas tarp 14:00 ir 15:30
- Užpildymas: trys ar keturi klientai, esantys maždaug 10 minučių atstumu nuo koridoriaus tarp šių taškų, aplankomi be išankstinio susitikimo
Atramos taškai fiksuoja dienos geografiją. Užpildymas sugeria variacijas. Kai antras vizitas žlunga, atstovė ne perstato visą dieną – ji tiesiog pakeičia vieną lankstų vizitą kitu, koridoriuje, kuriuo ji jau taip ar taip važiuoja.
Tai taip pat išsprendžia subtilią problemą: atstovai, kurie vaikosi tobulos sekos, dažnai užsirašo susitikimus tada, kada juos siūlo klientai, o tai išsklaido atramos taškus ir padaro kiekvieną dieną trapią nuo pat pradžių. Rezervavimo disciplina – „man reikia antradienio ryto Rein-Neckaro koridoriuje, o ne tiesiog antradienio“ – yra maršruto sprendimas, apsimetantis kalendoriaus sprendimu.
2. Tankumas – tai draudimas, ne vien degalų taupymas
Visi pateisina siauras teritorijas kelionės laiku. Didesnė nauda – pasirinkimų gausa.
Jei atstovės dienos koridoriuje yra 30 aktualių klientų per 15 minučių atstumu, subyrėjęs vizitas kainuoja 20 minučių. Jei koridoriuje jų yra keturi, kainuoja visą popietę.
Taigi, perbraižydami teritorijas, nebalansuokite vien tik klientų skaičiaus ir pajamų potencialo. Pridėkite trečią kriterijų: ar atstovas gali atsigauti po nesėkmės bet kurioje šio maršruto vietoje, nevažiuodamas daugiau nei 15 minučių? Teritorija, kuri išlaiko šį testą, atlaiko chaosą. Ta, kuri neatlaiko, popieriuje atrodys efektyvi, bet praktiškai „nuleis kraują“ – prarastas valandas.
Praktinis variantas: kiekviena suplanuota diena turėtų turėti penkių klientų atsarginį sąrašą – netoliese esančių, nereikalaujančių ceremonijų, iš tiesų vertų vizito. Ne užpildymas dėl užpildymo. Klientai, kuriems vėluoja įprastas vizitas, arba tokie, kur netikėtas apsilankymas turi realią galimybę ką nors pajudinti. Jei jūsų CRM negali sugeneruoti tokio sąrašo vienu paspaudimu konkrečiam koridoriui, jūsų atstovai improvizuos prastai arba tiesiog eis namo anksčiau.
3. Dėkite rezervą ten, kur iš tiesų slypi variacija
Tingus sprendimas – pridėti po 15 minučių prie kiekvieno vizito. Tai sunaikina pajėgumus – šeši vizitai, 90 minučių dingo, o problemos taip ir neišsprendėte, nes variacija pasiskirsčiusi netolygiai.
Skirkite rezervą pagal vizito tipą, remdamiesi savo pačių istorija:
- Pirmasis pažintinis susitikimas su nauju potencialiu klientu: didelė variacija abiem kryptimis
- Ketvirtinė peržiūra su strateginiu klientu: didelė rizika užsitęsti, maža rizika neįvykti
- Įprastas prekių papildymas ar patikrinimas su stabiliu klientu: maža variacija, siauras laiko langas
- Neplanuotas užsukimas: beveik nulinė užsitęsimo rizika, didelė rizika, kad kliento nebus – puikus kaip užpildymas, bet blogas kaip atramos taškas
Duomenys tam jau egzistuoja jūsų atvykimo/išvykimo žymose. Faktinė buvimo trukmė kiekvienam klientui, kiekvienam vizito tipui, kiekvienam atstovui. Dauguma komandų į tai niekada nepažvelgia. Tokie planuotojai kaip SalesFleet naudoja būtent tai – išmoktas buvimo trukmes, o ne fiksuotą numatytąją reikšmę – nes 30 minučių prielaida, taikoma klientui, pas kurį istoriškai užtrunka 55 minutes, kiekvieną kartą garantuoja sugriuvusią popietę.
Jei norite vieno iliustruojančio pavyzdžio, kokios čia statybos: atstovas, kuris du kartus per savaitę praranda po 45 minutes dėl subyrėjusio plano, praranda maždaug vienos pilnos pardavimo dienos ekvivalentą per mėnesį. Tai nėra etalonas, tik aritmetika su tikėtinais skaičiais – paskaičiuokite su savo.
4. Duokite atstovams perplanavimo trigerį, o ne perplanavimo įrankį
Duoti atstovui pakartotinio optimizavimo mygtuką beprasmiška, jei niekas nepasakė, kada jį spausti. Palikti savieigai, dauguma atstovų improvizuoja: važiuoja į kitą sąraše esantį vizitą tiesiog todėl, kad jis kitas sąraše, ir tyliai priima nuostolius.
Nustatykite aiškią sprendimų taisyklę. Kažką tokio tiesmuko kaip:
Jei iki trečio vizito atsiliekate daugiau nei 25 minutes, sustokite ir perplanuokite.
Tuomet iš anksto apibrėžkite, kas atkrenta:
- Atmeskite vizitą su silpniausia priežastimi apsilankyti šią savaitę, ne tolimiausią
- Niekada neatmeskite kliento, kuris jau vieną kartą buvo perkeltas – taip tyliai žūva santykiai
- Verčiau atmeskite vizitą, prie kurio grįšite per 10 dienų, nei tokį, prie kurio negrįšite
Atstovai priima geresnius sprendimus per 30 sekundžių poilsio aikštelėje nei per 3 sekundes prie sankryžos. Taisyklė svarbiau nei programinė įranga.
5. Padarykite paskutinį vizitą pigų prarasti
Sekite taip, kad lengviausiai atmetamas vizitas būtų paskutinis ir arčiausiai atstovo namų. Dvi naudos: dienos „uodega“ tampa aukojama be geografinės bausmės, o kai diena vis dėlto susiklosto, paskutinis grįžimo namo etapas yra trumpas, o ne 70 minučių neapmokamas važiavimas 18:15 val.
Atstovai šitai pastebi iškart. Tai taip pat lengviausia suklysti, nes grynas atstumo optimizavimas mielai baigs dieną 90 km nuo to, kur žmogus gyvena.
Keturi skaičiai, kurie parodo, ar jūsų planai realūs
Nustokite ataskaitose fiksuoti vien vizitų skaičių per dieną ir kilometrus. Pridėkite:
- Plano išgyvenamumo rodiklis – dienų, kuriose visi suplanuoti vizitai buvo atlikti kaip suplanuota, dalis. Jei ji žemiau 60 %, jūsų planai yra fikcija, ir visi tai žino.
- Atsigavimo laikas – vidutinis minučių skaičius nuo vizito subyrėjimo iki kito produktyvaus veiksmo pradžios.
- Atmetimo pozicija – kuri dienos vieta aukojama dažniausiai. Jei tai nuolat antras ar trečias langelis, jūsų atramos taškai netinkamai išdėstyti.
- Buvimo trukmės variacija pagal vizito tipą – žaliava rezervo sprendimams.
Vienas įspėjimas: nepaverskite plano išgyvenamumo atitikties rodikliu. Vos tik atstovai bus vertinami pagal laikymąsi plano, jie pradės „draudimą“ – suplanuoti keturi vizitai, atlikti keturi, 100 % atitiktis, o pusė dienos pajėgumo dingęs. Vertinkite plano kokybę, ne atstovo paklusnumą.
Išbandykite tai pirmadienį
Peržiūrėkite paskutines 10 dienų, kai atstovas baigė su neplanuotais vizitais ar ankstyvu grįžimu. Kiekvienai parašykite vieną eilutę: kas subyrėjo, kada, ir ką atstovas darė toliau.
Beveik tikrai rasite vieną dominuojančią priežastį – konkretų klientą, kuris visada užtrunka ilgiau, rezervavimo įprotį, kuris išsklaido atramos taškus, teritoriją be atsigavimui tinkamo tankumo šiaurės rytų kampe.
Sutvarkykite tą vieną dalyką. Jis grąžins daugiau pardavimo valandų nei bet koks kitas maršrutų optimizavimo raundas.