Müügiesindaja lahkub laost kell 07:40, taskus täiuslik päev. Kuus peatust, 143 km, optimeerija poolt heaks kiidetud järjekord, 4 tundi ja 20 minutit näost näkku kohtumisi. Selline plaan näeb kvartaliaruandes suurepärane välja.
Kell 10:47 on see plaan surnud.
Teine peatus — keskmise suurusega hulgimüüja, tema territooriumi kolmas suurim klient — ja tootmisjuht on kinni plaanivälises kvaliteedikoosolekus. Ta ootab vastuvõtus 25 minutit, saab 40 minuti asemel 12 ning lahkub kell 11:31 poolikult peetud vestlusega ja päevaga, mida enam ei eksisteeri. Kolmas peatus jääb lõunasse. Neljas peatus surutakse kokku. Kuues peatus saab sõnumi: "Vabandust, kas saame edasi lükata järgmisse nädalasse?"
Marsruudi planeerimisega polnud midagi valesti. Järjekord oli optimaalne. Vahemaa oli minimaalne. Plaan oli lihtsalt habras — ja just habrus, mitte vahemaa, hävitab vaikselt väliteenistuse müügivõimekust.
Me optimeerime plaani. Keegi ei disaini taastumist.
Küsi müügitoe meeskonnalt, kuidas nad marsruudiplaani hindavad, ja kuuled kilomeetritest, sõiduajast, peatuste arvust päevas, ehk kütusest. Kõik need mõõdavad plaani sellisena, nagu see kavandati. Ükski neist ei mõõda, mis juhtub pärast seda, kui reaalsus vahele segab.
Ja reaalsus segab vahele iga päev:
- Kontaktisik on kohapeal, kuid pole saadaval
- 30-minutiline sissejuhatav kohtumine muutub 90-minutiliseks võimaluseks, mida oleks hullumeelne katkestada
- Avarii sulgeb maantee ja lisab 40 minutit
- Olemasolev klient helistab eskaleerunud probleemiga, mis vajab samal päeval kohapealset visiiti
- Kell 16:00 kohtumine tühistatakse ajal, mil oled alles kell 11:00 kohtumisel
Õige küsimus pole "milline on lühim marsruut läbi nende kuue peatuse?". Õige küsimus on "kui see plaan puruneb — ja see puruneb, ehk kaks korda nädalas —, kui palju päevast me tagasi saame?"
See on disainiprobleem, mitte matemaatikaülesanne. Nii saab selle lahendada.
1. Ehita päevad ankrute, mitte järjekordade ümber
Täielikult optimeeritud kuuepeatuseline ahel on sõltuvuste jada. Katkesta teine lüli ja lülid kolm kuni kuus liiguvad kõik kaasa.
Selle asemel struktureeri päev kui kaks-kolm ankrut pluss paindlik täide:
- Ankur A: kinnitatud kohtumine enne kella 10:00
- Ankur B: kinnitatud kohtumine kella 14:00 ja 15:30 vahel
- Täide: kolm-neli klienti, kes jäävad umbes 10 minuti kaugusele koridorist nende vahel ja keda saab külastada ilma eelneva kokkuleppeta
Ankrud hoiavad päeva geograafia paigal. Täide neelab kõikumised. Kui teine peatus lõhkeb, ei ehita esindaja tervet päeva ümber — ta lihtsalt vahetab ühe paindliku peatuse teise vastu koridoris, kus ta niikuinii sõidab.
See lahendab ka ühe peene probleemi: esindajad, kes jahivad ideaalseid järjekordi, kipuvad broneerima kohtumisi mistahes ajale, mida kliendid pakuvad, mis hajutab ankrud ja muudab iga päeva algusest peale hapraks. Broneerimisdistsipliin — "mul on vaja teisipäeva hommikut Rhein-Neckari koridoris, mitte lihtsalt teisipäeva" — on marsruudiotsus, mis on maskeeritud kalendriotsuseks.
2. Tihedus on kindlustus, mitte ainult kütusesääst
Kõik õigustavad kompaktseid territooriume sõiduajaga. Suurem kasu tuleb aga valikuvabadusest.
Kui esindaja päevakoridoris on 30 asjakohast klienti 15 minuti kaugusel, maksab kokkuvarisenud peatus 20 minutit. Kui koridoris on neli klienti, maksab see terve pärastlõuna.
Nii et territooriumide ümberjoonistamisel ära tasakaalusta ainult kliendiarvu ja tulupotentsiaali. Lisa kolmas test: kas esindaja saab taastuda tõrkest kusagil sellel marsruudil ilma rohkem kui 15 minutit lisasõitmata? Territoorium, mis läbib selle testi, talub kaost. Territoorium, mis ei läbi, näeb paberil efektiivne välja, kuid lekitab praktikas tunde.
Praktiline versioon: iga planeeritud päev peaks tulema kaasas viie kliendi varunimekirjaga — lähedal asuvad, madala tseremoniaalsusega, tõeliselt külastamist väärt. Mitte täidet täite pärast. Kontod, mille külastussagedus on hilinenud, või kus spontaanne külastus võib midagi tegelikult edasi liigutada. Kui su CRM ei suuda antud koridori jaoks seda nimekirja ühe klikiga genereerida, improviseerivad esindajad seda halvasti või lähevad varakult koju.
3. Pane varu sinna, kus kõikumine tegelikult peitub
Laisk lahendus on lisada igale peatusele 15 minutit puhvrit. See hävitab võimekuse — kuus peatust, 90 minutit kadunud, ja midagi ei ole lahendatud, sest kõikumine pole ühtlaselt jaotunud.
Loo puhver peatuse tüübi järgi, tuginedes oma ajaloole:
- Esimene tutvumiskohtumine uue potentsiaalse kliendiga: suur kõikumine mõlemas suunas
- Kvartaliülevaade strateegilise kliendiga: kõrge ületamise risk, madal ilmumata jätmise risk
- Rutiinne täienduse tellimine või kontrollkäik stabiilse kliendi juures: väike kõikumine, kitsas ajaaken
- Külm sissehüpe: peaaegu olematu ületamise risk, kõrge ilmumata jätmise risk — täiuslik täitena, kohutav ankruna
Andmed selle tegemiseks on juba olemas su sisselogimise ajatemplites. Tegelik viibimisaeg kliendi, külastustüübi ja esindaja kaupa. Enamik meeskondi ei vaata neid kunagi. Planeerimistööriistad nagu SalesFleet kasutavad täpselt seda — õpitud viibimisaegasid, mitte fikseeritud vaikeväärtust —, sest 30-minutiline eeldus kliendi puhul, kes ajalooliselt neelab 55 minutit, tagab igal korral purunenud pärastlõuna.
Ühe illustreeriva näite jaoks: esindaja, kes kaotab plaani kokkuvarisemise tõttu kaks korda nädalas 45 minutit, kaotab umbes ühe täiskohaga müügipäeva kuus. See pole standard, vaid lihtsalt arvutus usutavate näitude põhjal — arvuta see oma numbritega.
4. Anna esindajatele ümberplaneerimise käivitaja, mitte ümberplaneerimise tööriist
Esindajale ümberoptimeerimise nupu andmine on kasutu, kui keegi pole talle öelnud, millal seda vajutada. Omapäi jäetuna improviseerivad enamik esindajaid: nad sõidavad järgmisesse peatusesse, sest see on järgmine nimekirjas, ja kannavad kahju vaikides.
Kehtesta selge otsustusreegel. Midagi nii otsest kui:
Kui oled kolmandaks peatuseks rohkem kui 25 minutit graafikust maas, peatu ja planeeri ümber.
Seejärel määra ette, mis kaotatakse:
- Jäta ära peatus, millel on sel nädalal kõige nõrgem külastamise põhjus, mitte kõige kaugem peatus
- Ära kunagi jäta ära klienti, kellega on kohtumist juba korra ümber lükatud — nii surevad suhted vaikselt
- Eelista ära jätta peatust, millest sõidad 10 päeva jooksul jälle mööda, mitte sellist, millest ei sõida
Esindajad teevad paremaid otsuseid 30 sekundi jooksul puhkekohas kui 3 sekundi jooksul ristmikul. Reegel loeb rohkem kui tarkvara.
5. Tee viimane peatus odavaks kaotada
Sea järjekord nii, et kõige lihtsamini ärajäetav visiit on viimane ja kõige lähemal esindaja kodule. Kaks eelist: päeva saba on kaotatav ilma geograafilise trahvita, ja kui päev siiski koos püsib, on viimane lõik koju lühike, mitte 70-minutiline tasustamata sõit kell 18:15.
Esindajad märkavad seda kohe. See on ka kõige lihtsam koht, kus eksida, sest puhas vahemaa-optimeerimine lõpetab hea meelega päeva 90 km kaugusel kohast, kus keegi elab.
Neli numbrit, mis ütlevad, kas su plaanid on reaalsed
Lõpeta ainult peatuste arvu päevas ja kilomeetrite raporteerimine. Lisa:
- Plaani ellujäämismäär — päevade osakaal, kus iga plaanitud peatus viidi ellu täpselt nii, nagu planeeriti. Kui see on alla 60%, on su plaanid väljamõeldis ja kõik teavad seda.
- Taastumisaeg — keskmine minutite arv peatuse kokkuvarisemise ja järgmise produktiivse tegevuse alguse vahel.
- Väljajäämise positsioon — milline päeva ajaslot ohverdatakse kõige sagedamini. Kui see on järjekindlalt teine või kolmas slot, on su ankrud valesti paigutatud.
- Viibimisaja kõikumine külastustüübi kaupa — toormaterjal puhvriotsuste tegemiseks.
Üks hoiatus: ära muuda plaani ellujäämist vastavusmõõdikuks. Sel hetkel, kui esindajaid hinnatakse plaanist kinnipidamise järgi, hakkavad nad turvaliselt mängima — neli peatust plaanitud, neli täidetud, 100% täitmine, pool päeva võimekust kadunud. Mõõda plaani kvaliteeti, mitte esindaja kuulekust.
Proovi seda esmaspäeval
Vaata läbi viimased 10 päeva, kus esindaja lõpetas plaaniväliste peatuste või varajase lõpetamisega. Kirjuta iga kohta üks lause: mis läks katki, mis kellaajal ja mida esindaja järgmisena tegi.
Peaaegu kindlasti leiad ühe domineeriva põhjuse — konkreetse kliendi, kes alati venib, broneerimisharjumuse, mis hajutab ankrud, territooriumi, mille kirdenurgas pole taastumiseks piisavat tihedust.
Paranda see üks asi. See toob rohkem müügitunde tagasi kui iga järgmine marsruudioptimeerimise ring.