Prošlog kvartala, regionalni voditelj prodaje kojeg ću nazvati Marcus tvrdio je da je njegov tim na granici kapaciteta. Jedanaest prodavača, svi rade po više od 50 sati tjedno, svi se žale na preopterećenost. Onda je izvezao dva tjedna njihovih kalendara u tablicu i obojio svaki blok po bojama. Rezultat ga je zaledio: njegov "pretrpani" tim provodio je otprilike 31% radnih sati ispred kupca. Ostatak su bili interni sastanci, čišćenje CRM-a, logistika putovanja i močvara nejasno označenih "priprema".
To je prljava tajna terenske prodaje. Zauzeto i produktivno izgledaju identično u utorak poslijepodne. Samo kalendar govori istinu.
Aktivnost nije napredak
Većina savjeta o produktivnosti za prodajne timove opsesivno se bavi pojedinačnim taktikama — boljim predlošcima e-pošte, čvršćim skriptama za pozive, bržim praćenjem. Korisno, ali promašuje veće curenje. Problem nije da su vaši prodavači spori unutar zadatka. Problem je što pogrešni zadaci jedu dan.
Prodavač koji provede dva sata preoblikujući ponudu, 40 minuta rekonstruirajući gdje se posao nalazi jer je CRM zastario, i sat vremena vozeći neučinkovitu rutu između dva sastanka radio je cijelo to vrijeme. Samo nije prodavao. I nitko to ne primijeti, jer je trud vidljiv, a vrijeme za prodaju nije.
Rješenje nije motivacijski govor. Rješenje je revizija.
Kako provesti reviziju kalendara u jednom tjednu
Ovo nije projekt nadzora praćenja vremena. Cilj je otkriti obrasce, a ne nadzirati pojedince. Predstavite to tako svom timu ili ćete dobiti namještene podatke.
Korak 1 — Izvucite dva tjedna stvarnih kalendara. Ne tipičan tjedan, ne procjenu. Dva stvarna tjedna, uključujući one neuredne. Izvezite u tablicu s vremenom početka, vremenom završetka i kratkom oznakom.
Korak 2 — Razvrstajte svaki blok u pet kategorija:
- Prodaja — vrijeme uživo s potencijalnim ili postojećim kupcem (pozivi, sastanci, demonstracije, posjeti na terenu)
- Uz prodaju — priprema, ponude, praćenje koje izravno pomiče posao naprijed
- Administracija — unos u CRM, izvještaji o troškovima, interno izvještavanje, logistika
- Interno — timski sastanci, individualni sastanci, edukacije, Slack/e-mail komešanje
- Mrtvo vrijeme — praznine u putovanju, oporavak od nedolazaka, čekanje, prebacivanje konteksta
Korak 3 — Zbrojite svaku kategoriju po prodavaču, zatim za cijeli tim. Sada imate broj o kojem možete raspravljati.
Kad je Marcus to napravio, šokantna stavka nije bila vrijeme za prodaju. Bilo je to mrtvo vrijeme — 18% tjedna izgubljeno na neučinkovitost putovanja i posljedice nedolazaka. To je gotovo cijeli dan po prodavaču, svaki tjedan, koji isparava u autosjedalima i čekaonicama.
Čitajte obrasce, ne ljude
Kad su kategorije popunjene, potražite tri potpisa koji se pojavljuju u gotovo svakom terenskom timu.
1. CRM porez
Ako je administracija iznad 15%, vaši prodavači plaćaju CRM porez — ručno unose ono što bi se trebalo automatski bilježiti. Svaka minuta tipkanja bilješki sa sastanka u obrazac je minuta nepotrošena na prodaju, i još gore, to se loše obavlja u 21 sat po sjećanju.
Ovo je najlakše popravljivo curenje. Glasovni unos u CRM nakon sastanka, automatski zabilježene e-poruke i pozivi, te predlošci za sljedeće korake mogu prepoloviti administraciju. Upravo u tome je smisao alata poput SalesFleet: posjet se zabilježi, bilješke se zabilježe, a ruta se isplanira bez da prodavač otvori tablicu. Automatizacija ovdje nije o tome da se radi više — radi se o brisanju monotonog posla koji nikada nije ni trebao doći do čovjeka.
2. Zamka putovanja
Za terenske timove geografija tiho diktira produktivnost. Prodavač koji zakazuje sastanke redoslijedom kojim su stigli — ponedjeljak sjever, utorak jug, srijeda opet sjever — troši sate na vraćanje natrag. Grupirajte posjete po teritoriju i danu, i često možete dodati jedan ili dva dodatna sastanka tjedno po prodavaču, a da nitko ne radi ni minutu dulje.
Ilustrativna matematika: ako optimizacija ruta povrati makar 90 minuta dnevno u timu od 10 ljudi, to je otprilike 75 sati tjedno vraćenih prodaji. Niste nikoga zaposlili. Samo ste prestali bacati vrijeme na vjetrobransko staklo.
3. Metastaza sastanaka
Interni sastanci imaju običaj razmnožavati se. Tjedni pregled pipelinea postane 90 minuta. "Brza sinkronizacija" ponavlja se zauvijek nakon što je razlog za nju izumro. Provjerite koji su redoviti sastanci stvarno promijenili neku odluku u protekli mjesec. Oni koji nisu kandidati su za uklanjanje ili za pisani asinkroni izvještaj.
Izravan test: ako bi sastanak mogao biti Loom video ili poruka od tri natuknice, onda bi to i trebao biti. Prodavači ne moraju biti prisutni zbog informacija; moraju biti prisutni zbog odluka i mentorstva.
Pretvorite nalaze u tjedni operativni ritam
Revizija koju provedete jednom je kuriozitet. Revizija koja preoblikuje kako se gradi tjedan je poluga. Evo kako da se zadrži.
Postavite minimum vremena za prodaju. Odaberite cilj — recimo, 50% radnih sati u prodaji plus poslu uz prodaju. Učinite ga vidljivim. Ne kao štap, nego kao zajednički cilj koji cijeli tim posjeduje.
Grupirajte administraciju. Umjesto ažuriranja CRM-a raštrkanih po danu, stvorite jedan blok od 30 minuta za administraciju. Prebacivanje konteksta je skupo; obavljanje svog niskovrijednog posla u jednom prozoru štiti dragocjeno vrijeme za prodaju.
Branite najvažnije sate. Utvrdite kada vaši kupci zapravo odgovaraju — često sredinom prijepodneva i sredinom poslijepodneva. Zabranite interne sastanke tijekom tih prozora. Tretirajte ih kao sveti prodajni teritorij.
Planirajte teritorij po danu, ne po zahtjevu. Bilo da koristite softver ili kartu i pribadače, grupirajte sastanke geografski prije nego dospiju u kalendar. Ova jedna navika ubija zamku putovanja.
Kako izgleda dobro nakon 60 dana
Ne očekujte da ćete ispariti svo mrtvo vrijeme — nešto putovanja i administracije je neizbježno. Ali timovi koji provedu ovu reviziju i postupe po njoj obično vide kako vrijeme za prodaju raste s niskih 30-ak posto u raspon od 45–55% unutar dva mjeseca. Prodavači ne rade napornije. Rade urednijim tjednom.
Tiša korist je moral. Prodavači ne daju otkaz jer je prodaja teška; daju otkaz jer je posao oko prodaje iscrpljujući. Uklonite monotoni posao i vraćate im dio posla koji su zapravo i željeli.
Jedno pitanje koje treba postaviti na sljedećem individualnom sastanku
Zaboravite na "Kako napreduje tvoj pipeline?" Svatko ima uvježban odgovor na to.
Umjesto toga pitajte: "Što si ovaj tjedan radio, a za čime žališ da ti to nije obavio neki alat ili kolega?"
Odgovori su vaša mapa puta. Reći će vam točno gdje monotoni posao živi — izvještaj koji nitko ne čita, dvostruki unos između dva sustava, vožnja koja je mogla biti tri sastanka umjesto jednog. Svaki odgovor je sat koji možete vratiti.
Vašim prodavačima ne treba reći da rade napornije. Već su zauzeti. Vaš je posao osigurati da zauzeto i prodavanje konačno znače istu stvar.