Üks müügiesindaja ütles mulle kord, et ta tunneb end "terve päeva hõivatuna, aga tootlik olen ehk kaks tundi". Ta polnud laisk — ta oli meeskonna üks parimaid. Probleem polnud tema ülesannetes. Probleem oli kõiges, mis toimus tema ülesannete vahel.
Me kulutame tohutult energiat, et muuta üksikuid töid kiiremaks: paremad CRM-i kiirklahvid, nutikamad e-kirja mallid, tihedamad koosolekukavad. See on tore. Kuid välimüügiorganisatsioonis ei peitu suurimad ajalekked ülesannete sees. Need peituvad õmblustes — üleminekutes, üleandmistes ja ooteperioodides, mis liidavad päeva kokku ja söövad seda vaikselt seestpoolt.
Miks õmblustesse raha kaob
Mõtle esindaja tegelikule päevale. Kliendikohtumine lõpeb kell 11.15. Järgmine algab kell 13.30, kahekümne kahe minuti kaugusel. Vahepeal: märkmete kirjapanek, otsustamine, kas logida need kohe või hiljem, lõunakoha valimine, kontrollimine, kas pärastlõunane potentsiaalne klient kinnitas, Slacki teatele vastamine ja marsruudi ümberplaneerimine, sest just saabus tühistus.
Mitte ükski neist pole "ülesanne", mida keegi jälgiks. Keegi ei raporteeri "kulutasin 40 minutit otsustamisele, mida järgmisena teha". Kuid see on reaalne, see kordub iga päev ja see liitub üle viieteistkümne inimesest koosneva meeskonna.
Siin on ebamugav osa: sa võid raiuda kõne logimiselt 30 sekundit maha ja see ei muuda midagi, sest esindaja põletas ikkagi 15 minutit otsustades, millal ja kas üldse seda logida. Otsustamise kulu kääbustab teostuse kulu.
Kuidas oma õmblusi leida
Sa ei saa parandada seda, mida sa ei näe, ja õmblused on juba oma olemuselt nähtamatud — need on need vahed asjade vahel, mida sa mõõdad. Nii et otsi neid teadlikult üles.
1. Jälgi ühte esindajat terve päev
Mitte kaassõit müügi juhendamiseks. Kaassõit selleks, et mõõta vahede ajakulu ja liikumist. Võta kaasa märkmik ja logi iga üleminek:
- Kohtumine lõpeb → mis juhtub järgneva 20 minuti jooksul?
- Saabub müügivihje → kui kaua läheb, enne kui keegi seda puudutab?
- Külastus logitakse → mitmesse teise kohta tuleb see info uuesti sisestada?
Sa jahmud. Müügiosad näevad tavaliselt suurepärased välja. Õmblused näevad välja nagu lekkiv toru.
2. Loenda kordussisestused
Iga kord, kui üks infokild trükitakse kaks korda, on see õmblus. Tellimuse üksikasjad paberivormilt CRM-i. Kohtumise märkmed telefonist arvutisse. Marsruut joonistatud Google Mapsis, seejärel taasloodud kalendris ja siis kliendile SMS-iga saadetud.
Kui üks väljakülastus tekitab neli eraldi andmesisestuse toimingut, oled leidnud neli õmblust, mida sulgeda.
3. Küsi "mille peale sa ootasid?"
Nädala lõpus küsi oma esindajatelt üks küsimus: "Mille peale sa sel nädalal ootasid?" Allahindluse kinnituse ootamine. Kontorist hinna ootamine. Kinnituse ootamine. Ootamine, et kuulda, millised kliendikontod ümber jaotati. Ootamine on kõige puhtam õmbluse vorm — puhas kulu, null tulemust.
Neli õmblust, mida esmalt sulgeda
Kui sa hakkad neid nägema, leiad kümneid. Ära ürita kõiki parandada. Ründa neid, mis korduvad iga päev ja puudutavad kõiki.
Kohtumisejärgne õmblus
Aeg vahetult pärast kliendikohtumist on kuldne kinnisvara — detailid on värsked ja esindaja on niikuinii autos. Kuid enamik esindajaid lükkab logimise õhtusse, kui mälu on tuhmunud ja motivatsioon kadunud. Märkmed muutuvad õhemaks, järeltegevused libisevad ja reedest saab administratiivne veresaun.
Paranda: tee logimine võimalikuks autos, häälega, alla 90 sekundi, enne kui mootor käivitub. Eesmärk pole kaunis kirje. Eesmärk on kirje, mis üldse olemas on, jäädvustatud siis, kui see on veel soe. Kaasaegsed väli-CRM-id (sealhulgas SalesFleet) lubavad esindajal dikteerida külastuse kokkuvõtte kohapeal ja lasta selle automaatselt struktureerida — mis muudab 15-minutilise õhtuse töö 90-sekundiliseks harjumuseks.
Marsruudi õmblus
Kohtumiste vaheline vahe on koht, kus esindajad improviseerivad, ja improvisatsioon maksab kilomeetreid ja tunde. Tühistus kell 10 hommikul ei tohiks tähendada, et esindaja istub parklas ja ehitab pärastlõuna käsitsi uuesti üles.
Paranda: planeerimine peaks olema dünaamiline, mitte esmaspäeva hommiku artefakt. Kui kohtumine ära jääb, peaks päev optimeeruma ümber selle, mis alles on — lähimad elujõulised potentsiaalsed kliendid, olemasolevad kohustused, sõiduaeg — ilma et esindaja peaks käsitsi Tetrist mängima. Just seda tüüpi otsus tuleks automatiseerida, sest inimesed on selles halvad ja see kordub pidevalt.
Üleandmise õmblus
Müügivihje saabub teisipäeval. See määratakse neljapäeval. Esindaja külastab järgmisel nädalal. Selleks ajaks on ostja edasi liikunud. Iga hüpe süsteemide ja inimeste vahel lisab viivitust ning viivitust müügis mõõdetakse otse kaotatud tehingutes.
Paranda: kaardista täpne tee, mida uus müügivihje läbib saabumisest kuni esimese inimkontaktini. Iga peatus on õmblus. Vähenda peatusi. Kui müügivihje saab territooriumi ja kalendri alusel automaatselt õige esindaja plaani suunata, oled eemaldanud kolm päeva mittemidagi.
Raporteerimise õmblus
Siin on õmblus, mida juhid ise loovad: iganädalane olekuülevaade. Kui su esindajad kulutavad reede pärastlõuna numbrite kokkupanekule, mida sa saaksid niikuinii süsteemist kätte, oled kalendrisse meelega õmbluse ehitanud.
Paranda: kui andmed juba elavad CRM-is, peaks raport ise genereeruma. Esindajad müüvad; süsteem raporteerib. Olekukoosolek peaks arutama otsuseid, mitte lugema ette andmeid, mida kõik niigi näevad.
Põhimõte: automatiseeri otsused, mitte ainult tegevused
Enamik automatiseerimist keskendub tegevustele — saada e-kiri, uuenda välja, genereeri PDF. Kasulik, aga piiratud. Suuremad võidud tulevad otsuste automatiseerimisest: mida järgmisena teha, kes saab selle müügivihje, kuidas päeva ümber planeerida, mis vajab juhi tähelepanu.
Need mikrootsused on koht, kus päev vaikselt kaob. Esindaja, kes ei pea kunagi küsima "mis nüüd?" — sest päev järjestab end ise ja järgmine parim tegevus on ilmselge — võidab tagasi tunde, mida ükski ülesandetasandi optimeerimine ei suudaks kunagi puudutada.
See ongi see nihe: lõpeta mõõtmine, kui kiiresti inimesed asju teevad, ja hakka mõõtma, kui vähe aega nad asjade vahel kaotavad.
Ühe nädala eksperiment
Sa ei vaja transformatsiooniprogrammi. Proovi seda:
- Esmaspäev: jälgi ühte esindajat, logi iga üleminek ja iga kordussisestus.
- Teisipäev–kolmapäev: vali kõige levinum õmblus. Ainult üks.
- Neljapäev: kavanda võimalikult väike parandus — uus harjumus, mall, automatiseerimine, kaotatud koosolek.
- Reede: vii see kogu meeskonnani ja küsi neilt, mida nemad järgmisena parandaksid.
Tee seda kuu aega ja sa sulged neli õmblust. Neli õmblust, mis puudutavad iga päev tervet meeskonda, on rohkem aega, kui ükski klaviatuuri kiirklahvide ristikäik sulle kunagi tagasi annab.
Parimad esindajad juba tunnetavad neid vahesid — see "hõivatud, aga mitte tootlik" valu on õmbluste hääl. Sinu töö juhina pole panna neid ülesannete sees kiiremini töötama. See on panna ülesannete vahelised ruumid kaduma.